E-Mails revisionssicher verwalten
Veröffentlicht am 03.07.2018 |  Kommentare

Nach Inkrafttreten der EU-DSGVO am 25. Mai 2018 hat sich bereits einiges in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten geändert. Unter anderem sollte jedes Maklerbüro nun darauf achten, welche Mails wie lange gespeichert werden und dass der Zugriff auf das Mailarchiv passwortgeschützt ist und nur bestimmten Personen eingeräumt wird, die damit beruflich in Verbindung stehen, wie etwa den Mitarbeitern der Buchhaltung.

Zusammengefasst: Sämtlicher elektronischer Briefverkehr muss ab sofort revisionssicher gespeichert werden.

Aber was bedeutet eigentlich revisionssicher? Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf elektronische Archivsysteme, die rechtlichen Vorgaben entsprechen. Ein revisionssicheres Archiv weist folgende Merkmale auf:

  • Die Inhalte werden unverändert und fälschungssicher gespeichert
  • Die Inhalte können durch eine Suche jederzeit wiedergefunden werden
  • Alle Aktionen im Archiv werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit protokolliert

Bei Immobilienmaklern sind da zum Beispiel Absprachen zur Höhe des Kaufpreises, zur Provisionserhöhe- oder Anpassung oder auch Auftragsbestätigungen sowie Stornierungen betroffen.

Um es unseren Kunden jetzt noch einfacher zu machen, zu wissen welche Mails bis wann gespeichert bleiben müssen, können sich onOffice Nutzer ab Juni 2018 nun das „Benno-MailArchiv“ als Teil des „onOffice-Absicherungspakets“ einrichten.  Das „Benno-MailArchiv“ enthält nicht nur Vertragsvorlagen, sondern erleichtert auch die Suche nach bestimmten E-Mails. Denn: Beim Archivieren wird der Volltext der gesamten elektronischen Post indexiert. So kann effizienter nach relevanten Begriffen gesucht werden.

Welchen Vorteil bietet das Archivieren von E-Mails?

Zuerst einmal werden keiner Ihrer Arbeitsprozesse beeinträchtigt. Darüber hinaus müssen sich die Mitarbeiter nicht fragen, welche Mails gemäß GoBD zu archivieren sind und welche nicht. Es gibt keine Zeitverzögerung, weil Entscheidungen getroffen oder Rücksprachen gehalten werden müssen. Zudem wird Ihre elektronische Post zeitnah archiviert.

Die Mail-Archivierung von LWsystems läuft als externe Software im sicheren onOffice-Rechenzentrum. Die Archivierungsfunktion kann dabei nur pro Domain aktiviert werden. Damit Sie wissen, welche Vorteile Ihnen das neue „Benno-MailArchiv“ garantiert, hier nochmal alle wichtigen Fakten auf einen Blick:

  • Mit der Zusatzsoftware „Benno-MailArchiv“ können onOffice-Kunden ab Juni 2018 ihre E-Mails rechtssicher archivieren
  • Grundlage hierfür ist eine Vorgabe der Finanzverwaltung zum ordnungsgemäßen Speichern und Zugreifen auf die elektronische Kommunikation im Rahmen von Geschäftsanbahnungen, Auftragsbestätigungen, Rabatten etc.
  • Die Nutzer werden in ihren Abläufen nicht behindert, es werden alle Mails aus den Posteingängen- und Ausgängen gespeichert
  • Das Archivprogramm ist selbsterklärend und läuft automatisiert im Softwarehintergrund von onOffice
  • Ein weiterer Vorteil: auch bei Rechtsstreitigkeiten können auf diese Weise unveränderbar gespeicherte Mails als Beweise dienen

 

Das „Benno-MailArchiv“ ist Bestandteil des „onOffice-Absicherungspakets“. Kunden müssen für die Installation einmalig 295 Euro (netto) bezahlen. Hinzukommen monatlich zehn Euro (netto) pro User.

Bei weiteren Fragen, wenden Sie sich gerne an unseren Vertrieb: 0241 – 44686-152 (für Bestandskunden) und 0241- 44686-151 (für Interessenten).

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