Alltag automatisieren

Release Januar 2021

Unsere Top-Anpassung

Immobiliendateien in der onOffice App
Bei den Immobilien in der onOffice App wurde der Menüpunkt „Dateien“ überarbeitet. Analog zu onOffice enterprise befinden sich hier nun zwei Reiter für externe und interne Dateien.
Neben jeder Datei finden Sie ein Symbol mit drei Punkten. Dieses bietet Ihnen die Möglichkeit eine Datei als Vorschau zu öffnen, Details zu bearbeiten, oder die Datei herunterzuladen.


So können Sie nun auch von unterwegs Ihre wichtigsten Daten einsehen und verwalten.

Weitere Anpassungen

Meldung bei ungültigen Datumswerten

Bei der Bearbeitung eines Termins kam es vor, dass die Eingabefelder für Datums -und Zeitangaben nicht gleich sein konnten.

Hierbei wurde nun eine technische Anpassung vorgenommen, die fehlerhafte Datums -und Zeitangaben vorbeugt. Sie werden nun mit einer Meldung informiert, wenn ungültige Daten eingetragen werden.


Anpassung der Spamschutz-Einstellungen

Die Spamschutz-Einstellungen wurden in einem Pull-Down-Menü zusammengefasst. Sie finden diese Option unter „Extras > Einstellungen > Benutzer > im Reiter E-Mail“.

Die Skala wurde durch ein Single-Select-Menü ausgetauscht. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur für onOffice Postfächer aktiv werden.


onOffice enterprise Messenger „Abwesenheitsinformation“

Im Messenger wird nun beim Aufruf eines Benutzer-Chats angezeigt, ob der Gesprächspartner einen aktiven Termin eingetragen hat und wann dieser endet. Die ausgewählte Terminart wird dabei ebenfalls angezeigt, so dass man direkt informiert ist, wenn jemand z. B. im Urlaub ist. Datenschutzrelevante Terminarten werden dabei nicht angezeigt.


Projekte ohne Phasen werden nun angezeigt

Bisher musste bei einem Projekt eine feste Phase eingetragen werden, damit dieses in der Projektübersicht unter „Statistiken > Projektübersicht“ angezeigt wurde.

Zur besseren Übersicht der aktiven Projekte wurde dies nun optimiert. Auch Projekte ohne Phase werden nun ganz zu Anfang angezeigt.


Erweiterte Fehlermeldung bei Prozessen

Sollte ein Prozessschritt für den Versand von E-Mails fehlschlagen, wird nun der genaue Grund angezeigt. Rufen Sie den Prozessmanager über die Modul-Leiste auf der linken Seite auf. Sollten in dieser Übersicht Einträge mit einem roten Warndreieck vorhanden sein, können Sie mit der Maus über das Symbol fahren, um den Grund des Fehlschlags zu erfahren


Lupenansicht für Prozessschritte erweitert

Der Prozessmanager erlaubt es, feste Abläufe für Tätigkeiten zu bestimmen, diese mithilfe von E-Mails, Aufgaben oder Terminen abzubilden und sogar Teile dieser Abläufe vollständig zu automatisieren. Ein Prozess kann dabei mit einer Immobilie und/oder einer Adresse verknüpft sein.

Öffnen Sie eine Immobilie oder Adresse, können Sie die Kategorie „Prozess-Statusanzeige“ einbinden, in der eine Auflistung aller verknüpfter Prozesse zu finden ist.

Sofern ein Prozess noch nicht abgeschlossen ist, können Sie mithilfe der Lupe einige Informationen zum aktuell auszuführenden Prozessschritt einsehen.

Bisher wurde an dieser Stelle der Typ (automatisch oder manuell) des Prozesses angezeigt.
Diese Information wurden nun erweitert,sodass jetzt zusätzlich der Benutzer und die geplante Ausführung angezeigt werden.


Fehlermeldung bei Gruppenzuordnung erweitert

Benutzer können über die Gruppenzuordnung unter „Extras > Einstellungen > Benutzer > Reiter Gruppen“ einer Gruppe zugeordnet werden.

Sollte ein Benutzer, der bereits Mitglied einer Bürogruppe ist, einer weiteren Bürogruppe zugeordnet werden, erschien bisher die Meldung „Der Benutzer ist bereits einer anderen Bürogruppe zugeordnet“. Nun wird in der Meldung auch der Gruppenname der jeweiligen Bürogruppe ausgegeben.


Menüeintrag für Löschen umbenannt

Bei den Immobilien beziehungsweise Adressen wurde die Löschfunktion unter „Weitere Aktionen“ umbenannt, damit Sie nun noch intuitiver mit onOffice enterprise arbeiten können. Diesen Menüeintrag finden Sie nun in der jeweiligen Hauptübersicht unter „Weitere Aktionen > Adresse löschen“ beziehungsweise „Immobilie löschen“.


Marketplace Anbieter Kerberos

Mit der KYC-Lösung von Kerberos wird Ihnen die Einhaltung Ihrer Verpflichtungen zur Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gemäß Geldwäschegesetz erleichtert. Im Rahmen eines KYC-Checks wird die Identität Ihres Geschäftspartners sowie ggf. von dessen wirtschaftlich Berechtigten festgestellt und zusätzlich überprüft, ob es sich dabei um eine politisch exponierte Person handelt (PeP-Check).

Darüber hinaus wird ermittelt, ob Ihr Geschäftspartner aus einem Hochrisikoland kommt und/oder auf Sanktionslisten bzw. Watchlists von Behörden verzeichnet ist. Als Ergebnis erhalten Sie eine Ersteinschätzung mit konkreten Handlungsempfehlungen zur Risikosenkung. Anhand dieser werden Sie in die Lage versetzt, Entscheidungen darüber zu treffen, ob die Geschäftsbeziehung aufgenommen, beibehalten oder ggf. sogar aufgelöst werden sollte.

Um diesen Service zu nutzen, rufen Sie eine Adresse auf und wählen in der Aktionsleiste das „Marketplace-Symbol > Kerberos CMS GmbH > KYC-Prüfung“. Im Folgenden können Sie zwischen einer natürlichen oder juristischen Person unterscheiden und einen Personalausweis oder Reisepass zzgl. Adressnachweis hochladen.


Marketplace Anbieter Maps4You

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Portalimport willhaben.at

Sie können Immobilien, die bei „willhaben.at“ eingestellt sind auch in onOffice enterprise importieren.
Unter „Extras > Datenimport aus Portal“ rufen Sie das Pop-up für den Immobilien-Import auf, wählen unter „Portal“ den Eintrag „willhaben.at“ und geben die Webadresse (URL) des Ziels ein.


Portalanbieter „Immo.lu“

Das kostenfreie Immobilienportal „Immo.lu“ ist ein neues Portal und befindet sich nun auch in unserer Portalauswahl unter „Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Portale“.


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