Kundenbeziehungen aufbauen: Was macht eine gute Kundenbeziehung im Maklergeschäft aus?

Kundenbeziehungen aufzubauen bedeutet im Maklergeschäft, dass sich Kunden über den gesamten Verkaufsprozess hinweg verstanden, gut informiert und zuverlässig begleitet fühlen. Diese Beziehung entsteht durch alle Kontakte zwischen Ihrem Maklerbüro und einer Person – vom ersten Telefonat über E-Mails und Besichtigungen bis hin zu Rückfragen oder Beschwerden. Jede dieser Begegnungen prägt das Bild, das Kunden von Ihrer Arbeit gewinnen.

Eine nachhaltige Kundenbeziehung beruht vor allem auf vier Faktoren: Vertrauen, Verlässlichkeit, Transparenz und persönliche Relevanz. Ihre Kunden möchten wissen, was als Nächstes passiert. Sie erwarten realistische Aussagen und Informationen, die zu ihrer Lage passen. Ebenso wichtig ist ein Ansprechpartner, der den bisherigen Verlauf kennt.

Ob eine Kundenbeziehung als positiv wahrgenommen wird, zeigt sich häufig in kleinen Details: Werden Rückfragen zeitnah beantwortet? Sind Absprachen für alle Beteiligten nachvollziehbar? Erhalten Kunden auch dann eine Rückmeldung, wenn es keinen neuen Stand gibt? Wer hier konsequent handelt, schafft Orientierung und zeigt seinen Kunden, dass ihre Anliegen ernst genommen werden.

Warum Immobilienmakler Kundenbeziehungen aufbauen und pflegen sollten

Gute Kundenbeziehungen erleichtern Immobilienmaklern die tägliche Arbeit und können den gesamten Vermittlungsprozess effizienter machen. Je besser Makler die Ziele, Erwartungen und Rahmenbedingungen ihrer Kunden kennen, desto gezielter können sie beraten, Angebote auswählen und weitere Schritte vorbereiten.

Für Immobilienmakler bedeutet das konkret: Eigentümer teilen Erwartungen, Bedenken oder Veränderungen eher mit. Kaufinteressenten formulieren Budget, Zeitplan und Suchkriterien genauer. Dadurch stehen relevante Informationen früher zur Verfügung und Entscheidungen lassen sich besser vorbereiten. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass fehlende Angaben oder unterschiedliche Erwartungen erst kurz vor dem Abschluss auffallen.

Auch organisatorisch zahlen sich gute Kundenbeziehungen aus. Klare Absprachen und ein kontinuierlicher Informationsaustausch reduzieren unnötige Rückfragen und Abstimmungsschleifen.

Eine gute Kundenbeziehung bringt Immobilienmaklern gleich mehrere Vorteile:

• bessere Informationen für Vermarktung und Beratung
• realistische Erwartungen auf allen Seiten
• weniger Rückfragen und Reibungsverluste
• höhere Zufriedenheit während des gesamten Auftrags
• mehr Vertrauen in Ihre Arbeitsweise

Kundenbeziehungen aufbauen: ein Leitfaden in sieben Schritten

1. Den Erstkontakt als Beratung verstehen

Schon die erste Antwort zeigt Eigentümern und Interessenten, wie die weitere Zusammenarbeit mit Ihrem Maklerbüro aussehen könnte. Reagieren Sie zeitnah und gehen Sie auf das konkrete Anliegen ein. Eine schnelle Standardantwort zeigt zwar Aktivität, schafft aber noch keine Nähe. Greifen Sie deshalb mindestens einen Punkt aus der Anfrage auf und nennen Sie den nächsten sinnvollen Schritt.

Stellen Sie offene Fragen: Was ist der Anlass für den Verkauf? Welche Frist ist wichtig? Was muss eine Immobilie für den Interessenten erfüllen? So sammeln Sie nicht nur Daten. Sie zeigen, dass Sie die Situation verstehen möchten.

2. Erwartungen früh und ehrlich klären

Ein Eigentümer rechnet mit einem Verkauf innerhalb von vier Wochen. Sie gehen von drei Monaten aus. Wird darüber im Erstgespräch nicht offen gesprochen, entsteht schnell Enttäuschung – obwohl fachlich alles richtig gemacht wurde. Besprechen Sie daher früh, welche Leistungen Sie übernehmen, welche Angaben Sie benötigen und in welchem Zeitraum realistische Ergebnisse zu erwarten sind. Das gilt auch für den Angebotspreis.

Ein hoher Wunschpreis mag im ersten Gespräch angenehm wirken. Eine gut begründete Einschätzung schafft jedoch mehr Vertrauen. Erklären Sie Ihre Empfehlung mit Marktkenntnis, Vergleichswerten und der Lage des Objekts. So bleibt Ihre Beratung nachvollziehbar.

3. Einen festen Kommunikationsrahmen vereinbaren

Nicht jeder Kunde möchte nach jedem Termin angerufen werden. Andere wünschen eine enge Begleitung. Klären Sie, welcher Kommunikationsweg passt und wie oft Rückmeldungen sinnvoll sind. Für einen vielbeschäftigten Kapitalanleger reicht beispielsweise ein kurzes wöchentliches Update per E-Mail mit den wichtigsten Kennzahlen. Eine Eigentümerin, die ihr Elternhaus verkauft, wünscht sich dagegen vielleicht nach jeder Besichtigung ein kurzes persönliches Telefonat.

Auch eine Rückmeldung ohne neues Ergebnis ist wertvoll. Ein kurzer Hinweis wie „Die Unterlagen liegen beim Notariat, der nächste Stand folgt am Donnerstag“ schafft Sicherheit. Kunden müssen dann nicht selbst nachfragen.

4. Komplexe Inhalte verständlich erklären

Grundbuchauszug, Reservierung, Finanzierungsbestätigung: Begriffe aus dem Makleralltag sind nicht für alle Kunden selbstverständlich. Erklären Sie Fachwörter kurz, sobald sie relevant werden. Zeigen Sie außerdem, welche Schritte nach einem Dokument oder einer Entscheidung folgen.

Kunden müssen nicht jedes Detail des Grundbuchs verstehen. Sie möchten wissen, welche Entscheidung sie als Nächstes treffen müssen. Genau dabei hilft eine gute Beratung. Nutzen Sie Beispiele, kurze Zusammenfassungen und klare Empfehlungen und prüfen Sie immer, ob noch Fragen offen sind.

5. Informationen persönlich und passend auswählen

Persönliche Kommunikation beginnt nicht mit dem Vornamen in einer Serienmail, sondern mit der Auswahl der richtigen Inhalte. Ein Kapitalanleger braucht andere Angaben als eine Familie, die selbst einziehen möchte. Eine Erbengemeinschaft hat andere Fragen als ein Eigentümer, der bereits mehrfach verkauft hat.

Berücksichtigen Sie die Motive, Prioritäten und bisherigen Absprachen Ihrer Kunden. So erhält jede Person genau die Informationen, die für ihre Entscheidung relevant sind. Das spart Zeit, vermeidet unnötige Rückfragen und zeigt, dass Sie die individuelle Situation Ihrer Kunden verstehen.

6. Zusagen dokumentieren und einhalten

„Ich melde mich morgen“ ist eine kleine Aussage mit großer Wirkung. Bleibt der Rückruf aus, leidet das Vertrauen. Erfassen Sie Aufgaben deshalb direkt und verbinden Sie diese mit einem Termin und einer Zuständigkeit.

Eine zentrale Dokumentation in Ihrer Maklersoftware verhindert zudem, dass Kunden ihre Geschichte bei jedem Kontakt neu erzählen müssen. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen im Büro an einem Auftrag arbeiten. So bleibt jeder im Team auf dem gleichen Stand – und Ihre Kunden können sich auf eine durchgängig professionelle Betreuung verlassen.

7. Aktiv um Rückmeldung bitten

Warten Sie nicht bis zum Abschluss, um nach Zufriedenheit zu fragen. Kurze Feedbackfragen passen an mehrere Stellen: nach dem Erstgespräch, nach einer Besichtigung oder nach einer wichtigen Vermarktungsphase. Fragen Sie konkret: „War die Vorbereitung auf den Termin für Sie vollständig?“ liefert mehr Orientierung als „War alles gut?“

Nehmen Sie Feedback ernst und greifen Sie es im weiteren Verlauf auf. So zeigen Sie Ihren Kunden, dass ihre Rückmeldung gehört wird. Das stärkt das Vertrauen und gibt Ihnen die Möglichkeit, Unzufriedenheit frühzeitig aufzufangen.

Die folgende Checkliste bietet einen schnellen Überblick über die sieben wichtigsten Schritte. Sie eignet sich auch als praktische Orientierung für Ihr Maklerbüro, damit alle Mitarbeitenden Kunden einheitlich und professionell betreuen.

Beschwerdemanagement: Kundenbeziehungen durch Customer Care erfolgreich managen

Erst wenn etwas nicht nach Plan läuft, zeigt sich, wie belastbar eine Kundenbeziehung wirklich ist. Eine Besichtigung wird verschoben, eine Rückmeldung kommt zu spät oder Erwartungen gehen auseinander. Entscheidend ist dann nicht, dass ein Problem entstanden ist, sondern wie Ihr Büro damit umgeht.

Customer Care bezeichnet die verlässliche Betreuung an allen Kontaktpunkten. Dazu gehört auch ein Beschwerdemanagement, das Kritik ernst nimmt, Ursachen klärt und gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung findet. Antworten Sie zuerst auf das Anliegen, nicht auf den Ton. Bestätigen Sie, was Sie verstanden haben, und nennen Sie einen festen Zeitpunkt für die weitere Rückmeldung.

Ein praxistauglicher Ablauf besteht aus fünf Schritten:

1. Hören Sie zu und lassen Sie den Kunden den Sachverhalt schildern.
2. Fassen Sie das Anliegen in eigenen Worten zusammen.
3. Klären Sie intern Ursache, Zuständigkeit und Spielraum.
4. Vereinbaren Sie eine Lösung mit Termin.
5. Fragen Sie nach, ob das Anliegen damit geklärt ist.

Angenommen, eine Besichtigung muss kurzfristig verschoben werden: Der Interessent ist verärgert, weil er sich dafür Urlaub genommen hat. Lassen Sie ihn zunächst erklären, was ihn stört, und zeigen Sie Verständnis: „Ich verstehe, dass die kurzfristige Änderung besonders ärgerlich ist, wenn Sie sich extra Zeit für den Termin genommen haben.“ Klären Sie anschließend intern, wann Ersatztermine möglich sind, und bieten Sie am Besten zwei konkrete Termine innerhalb der nächsten 48 Stunden an. Sobald ein neuer Termin vereinbart ist, bestätigen Sie diesen verbindlich und fragen nach der Besichtigung noch einmal nach, ob damit alles geklärt ist.

Vermeiden Sie vorschnelle Rechtfertigungen. Selbst wenn Ihr Team sachlich korrekt gehandelt hat, kann die Kommunikation unklar gewesen sein. Eine verbindliche Klärung schafft Vertrauen und zeigt Professionalität. Dokumentieren Sie wiederkehrende Ursachen zentral in Ihrem CRM und passen Sie Ihre Abläufe entsprechend an. So lassen sich ähnliche Probleme künftig vermeiden.

Fazit: Erfolgreiche Kundenbeziehungen brauchen Vertrauen und Struktur

Eine gute Kundenbeziehung entsteht meist in den kleinen Momenten: wenn Sie eine Rückfrage schnell beantworten, auch ohne Neuigkeiten ein Update geben oder sich an eine persönliche Absprache erinnern. Genau hier zeigt sich, ob Kunden sich bei Ihnen gut aufgehoben fühlen.

Damit das auch im vollen Arbeitsalltag gelingt, braucht es neben persönlichem Einsatz die passenden Strukturen. Klare Zuständigkeiten, dokumentierte Absprachen und digitale Werkzeuge helfen dabei, den Überblick zu behalten und Kunden zuverlässig zu begleiten.

Prüfen Sie also regelmäßig Ihre internen Abläufe: An welchen Stellen müssen Kunden noch selbst nachfragen? Wo gehen Informationen im Team verloren? Und welche Kontaktpunkte könnten Sie persönlicher gestalten? Oft sind es schon kleine Veränderungen, die einen großen Unterschied in der Kundenbetreuung machen.

Es lohnt sich also, Kundenbeziehungen langfristig zu denken: Zufriedene Kunden empfehlen Sie weiter und kommen bei der nächsten Immobilienentscheidung gerne wieder auf Sie zu.

Was ist die Innenprovision?

Die Innenprovision (in Österreich meist: Abgeberprovision) ist das Honorar, das direkt zwischen Makler und Verkäufer vereinbart wird. Sie wird nicht öffentlich ausgewiesen und ist im Maklervertrag geregelt. In Österreich ist die Vertretung beider Seiten (Doppelmakler) der Regelfall – hierzu muss der Makler beide Parteien informieren (§ 5 Abs. 3 MaklerG). Während die Käuferprovision als Teil der Kaufnebenkosten transparent im Exposé steht, bleibt die Innenprovision für Dritte unsichtbar. Wird jedoch eine reine Abgeberprovision vereinbart (0 % für den Käufer), wird dies meist explizit als Vorteil für den Käufer hervorgehoben.

Gesetzliche Vorgaben bei Wohnimmobilien: Das müssen Makler wissen

Da der Verkauf von Wohnimmobilien den Großteil des Makelns ausmacht, gibt der Gesetzgeber (Maklergestz MaklerG) den Rahmen für die Provision klar vor. Wer hier unsauber agiert, riskiert den Verlust des gesamten Provisionsanspruchs.

Die drei Grundregeln:

1. Höchstsätze und Provisionsteilung: Beim Immobilienkauf gibt es kein gesetzlich vorgeschriebenes Paritätsprinzip. Makler dürfen als Doppelmakler (§ 5 MaklerG) für beide Seiten tätig sein. Gemäß § 12 IMV beträgt die Höchstprovision bei Kaufobjekten für jede Seite (Abgeber und Käufer) jeweils maximal 3 % des Kaufpreises zzgl. 20 % USt. Die Verteilung kann frei vereinbart werden, solange die Höchstsätze nicht überschritten werden (z. B. 3 % Abgeber / 3 % Käufer, oder 3 % Abgeber / 0 % Käufer als reine Abgeberprovision).
2. Unparteilichkeit und Treuepflichten: Ein Doppelmakler ist gesetzlich dazu verpflichtet, unparteiisch zu agieren (§ 5 Abs. 1 MaklerG). Eine nachträgliche Rabattierung der Provision gegenüber nur einer Partei ist zwar vertragsrechtlich möglich, unterliegt aber strengen Treuepflichten und Sittenwidrigkeitsprüfungen. Etwa um eine Irreführung über den tatsächlichen Provisionssatz der jeweils anderen Partei zu vermeiden.
3. Formvorschriften und Alleinvermittlungsauftrag: Während ein einfacher Maklervertrag formfrei entstehen kann, erfordert ein Alleinvermittlungsauftrag zwingend die Schriftform (§ 14 MaklerG). Bei Verbrauchern sind zudem die strengen Informations- und Rücktrittspflichten nach dem Fern- und Auswärtsgeschäfte-Gesetz (FAGG) sowie dem Konsumentenschutzgesetz (KSchG) einzuhalten.

Wichtig für die Praxis: Diese Regeln gelten nur für private Käufer von Einfamilienhäusern und Eigentumswohnungen. Bei Zinshäusern, Baugrundstücken oder Gewerbeobjekten greift das Gesetz nicht – hier herrscht weiterhin freie Vertragsvereinbarung. Das bedeutet konkret: Makler können die Honorarverteilung völlig individuell verhandeln und beispielsweise eine reine Außenprovision vereinbaren. So zahlt beim Verkauf eines Zinshauses an einen Investor auf Wunsch der Käufer die vollen 100 % der Provision, während der Verkäufer komplett kostenfrei bleibt.

Der Vorteil der Innenprovision beim Immobilienverkauf

Im ersten Moment fragen sich viele Eigentümer beim Verkauf: „Warum soll ich die Maklerkosten übernehmen, wenn ich doch das Haus liefere?“ Wer hier als Makler sinnvoll argumentiert und den Vorteil der Innenprovision direkt aufzeigt, verändert den Blickwinkel sofort: Sie ist für den Verkäufer kein einfacher Abzug vom Erlös, sondern ein Hebel, um den Verkaufsprozess zu beschleunigen und am Ende eventuell sogar einen höheren Kaufpreis zu erzielen.

Mehr kaufkräftige Interessenten durch geringere Käufernebenkosten

Der Grund dafür liegt in der Finanzierung des Käufers. Während Banken den eigentlichen Kaufpreis meist problemlos über ein Darlehen abdecken, müssen Käufer die Kaufnebenkosten komplett aus dem eigenen Ersparten zahlen. Fällt die Käuferprovision gering aus oder entfällt sogar ganz, spart der Käufer auf einen Schlag mehrere Tausend Euro an flüssigem Eigenkapital. Dieses gesparte Geld steht ihm direkt für sein Kaufpreis-Angebot zur Verfügung. Das bedeutet für den Eigentümer ganz konkret: Mehr kaufkräftige Interessenten und deutlich bessere Chancen auf einen maximalen Verkaufserlös.

Bei einem Kaufpreis von 400.000 Euro verdeutlicht eine einfache Rechnung diesen Effekt:

• Mit Käuferprovision (3,6 %): Der Käufer muss 14.400 Euro zusätzlich zum Kaufpreis allein für die Außenprovision aus seinem Eigenkapital aufbringen.
• Mit reiner Innenprovision (0 % für den Käufer): Das Eigenkapital des Käufers wird um 14.400 Euro entlastet. Dieses „gesparte Geld” kann zum Beispiel für ein höheres Kaufangebot genutzt werden.

Klare Loyalität: Wer zahlt, bestimmt den Auftrag

Zudem schafft die Innenprovision von Anfang an eine klare Rollenverteilung. Wer den Makler bezahlt, bestimmt auch dessen Auftrag. Übernimmt der Verkäufer die Makler-Innenprovision, sichert er sich die exklusive Loyalität des Maklers – einen Profi an seiner Seite, der ausschließlich seine Interessen vertritt. Dadurch rückt der reine Preis der Dienstleistung in den Hintergrund. Im Mittelpunkt steht stattdessen die Qualität der Arbeit, die dem Verkäufer im Idealfall einen höheren Gewinn einbringt.

Fälligkeit und Zahlungsziel: Wann entsteht der Anspruch auf die Innenprovision für Makler?

Ein Bedenken vieler Eigentümer im Akquisetermin betrifft den Zeitpunkt der Zahlung der Provision. Häufig wird befürchtet, dass bereits während der Vermarktungsphase laufende Kosten oder Aufwandsentschädigungen anfallen könnten. An dieser Stelle schafft eine präzise Aufklärung sofortiges Vertrauen.

Rechtlich entsteht der Anspruch auf die Innenprovision erst mit dem wirksamen Zustandekommen des notariellen Kaufvertrags (§ 6 Abs. 1 Maklergesetz MaklerG). Das bedeutet für die Praxis:

• Volles Erfolgsrisiko beim Makler: Sämtliche Vorleistungen – von der professionellen Marktwertanalyse über die Beschaffung aller Unterlagen bis hin zu Marketingmaßnahmen und Besichtigungen – werden vom Makler komplett vorfinanziert.
• Kein finanzielles Risiko für den Verkäufer: Kommt es aus irgendeinem Grund nicht zu einem erfolgreichen Verkauf, entstehen dem Eigentümer keinerlei Kosten für die erbrachten Dienstleistungen.
• Klares Zahlungsziel: Die Innenprovision wird erst nach der erfolgreichen Beurkundung fällig. In der Praxis etabliert ist ein Zahlungsziel nach der Unterzeichnung des Kaufvertrags, sodass die Abwicklung für den Verkäufer vollkommen transparent und planbar bleibt.

Durch diese klare Regelung lässt sich im Eigentümergespräch deutlich herausstellen, dass das Honorar an einen konkreten Erfolg gekoppelt ist – ein starkes Argument, das Bedenken bezüglich verfrühter Kosten sofort entkräftet.

Fazit: durch Transparenz zum erfolgreichen Alleinvermittlungsauftrag

Entscheidend ist nicht, wer die Provision zahlt, sondern welchen Mehrwert sie schafft. Gelingt es, diesen Zusammenhang im Erstgespräch verständlich zu vermitteln, verändert sich die Perspektive vieler Eigentümer. Aus einer vermeintlichen Ausgabe wird eine Investition in einen schnelleren Verkaufsprozess, mehr Kaufinteressenten und eine professionelle Interessenvertretung.

Deshalb lohnt es sich, das Thema Provision nicht erst anzusprechen, wenn der Eigentümer danach fragt. Wer es aktiv, transparent und nachvollziehbar erklärt, schafft Vertrauen – und legt häufig schon im Akquisegespräch den Grundstein für einen erfolgreichen Alleinvermittlungsauftrag.

Top-Features: AI Activity Chat & Neues Nova-Design

Die Aktivitätenverbuchung ist das Herzstück von onOffice enterprise. Sie wird nicht nur häufig automatisch befüllt (z. B. durch Anfragen oder Einträge aus dem Service-Portal), sondern auch für den Start wichtiger Prozesse genutzt. Genau weil wir wissen, wie wertvoll dieser Bereich für Ihre Workflows ist, haben wir ihn neu gedacht.

Mit dem neuen AI Activity Chat bringen wir künstliche Intelligenz noch tiefer in Ihre tägliche CRM-Arbeit. Individuelle Fragen beantwortet das System direkt auf Basis der im System hinterlegten Aktivitäten zu Immobilien und Adressen. Auch das lange Durchsuchen von Historien hat nun ein Ende: Der AI Activity Chat fasst komplexe Abläufe und Nachrichten verständlich für Sie zusammen. So bereiten Sie sich im Handumdrehen optimal auf anstehende Termine vor. Den Chat rufen Sie bequem über das Marketplace-Menü in Ihrer Aktionsleiste auf.

Damit die Arbeit mit Ihren Daten noch übersichtlicher wird, haben wir auch das Design der Aktivitäten- und Maklerbuchliste überarbeitet. Sie erscheint ab sofort im modernen Nova-Design und bieten praktische Vorteile für Ihren Arbeitsalltag:

• Direktzugriff ohne Umwege: Verknüpfte Adressen, Immobilien und Vorschaubilder sind auf den ersten Blick erkennbar und lassen sich mit einem Klick direkt aus der Liste öffnen.
• Schnellere Suche: Über das neu integrierte Suchfeld filtern Sie Einträge gezielt nach gewünschten Begriffen, ohne durch lange Tabellen scrollen zu müssen.
• Komfortable Bedienung: Vereinfachte Auswahl- und Navigationsfunktionen erleichtern die Mehrfachbearbeitung von Einträgen und sorgen für eine schnellere Datenerfassung.

Neue Features in onOffice enterprise

Benutzeroberfläche & Layout-Modernisierungen

Projektboard & Projektdetails

Das Projektboard unter Statistiken -> Projektübersicht präsentiert sich in einem vollständig überarbeiteten Layout für mehr Übersicht bei komplexen Projekten. Auch die Detailansicht verknüpfter Aufgaben, Termine und Aktivitäten wurde modernisiert und fügt sich nahtlos in das Erscheinungsbild der Software ein. So behalten Sie den aktuellen Projektstatus und alle zugehörigen Aufgaben im Blick.

Reiterübergreifende Administrations-Hinweise

Warnhinweise bei Immobilien sowie konfigurierte Administrations-Hinweise erscheinen in einem neuen, auffälligen Design. Durch die neue Platzierung unterhalb des Warnhinweises bleiben die Administrationshinweise im gesamten Datensatz sichtbar. Unabhängig davon, in welchem Unterreiter oder Browser-Tab Sie gerade arbeiten. Das hilft dabei, wichtige Objektinformationen bei der Datenerfassung nicht zu übersehen.

Einheitliche Kalender- & Benutzer-Popups

Die Warnhinweise im Kalender-Popup, die Ansicht für gesperrte Benutzer sowie das Popup „Benutzer-Statistiken“ (Statistiken > Benutzer) wurden an das moderne Nova-Design angeglichen. Die vereinheitlichte Darstellung sorgt für eine intuitive Bedienung und ein visuell harmonisches Arbeitsumfeld.

Optimierte Popups & Eingabemasken

Die Aufgaben-Box in der Seitenleiste, die SMS-Funktion, der Auswahldialog sowie die Maske für neue Benutzer erstrahlen im neuen Design. Die angeglichenen Oberflächen sorgen für eine bessere Orientierung und lassen Sie alltägliche Aufgaben noch schneller erledigen.

Farbliche Hervorhebung im Termin-Popup

Im Bearbeitungsfenster für Termine ist der Button für die Hauptfunktion in der Fußleiste farblich hervorgehoben. Sie erkennen die gewünschte Aktion sofort und schließen den Vorgang mit einem Klick ab.

Favoriten-Links & Dublettencheck

Das Fenster für Ihre Favoriten-Links sowie die Suche nach doppelten Kontakten wurden optisch an das aktuelle Software-Design angepasst. Die überarbeiteten Ansichten erleichtern Ihnen das Verwalten von Schnellzugriffen und das Bereinigen Ihrer Adressdaten.

Mehrere Aufgaben auf einmal erledigen

In der Aufgabenliste der App markieren Sie ab sofort mehrere To-Dos gleichzeitig als erledigt. Wählen Sie einfach die gewünschten Einträge aus und schließen Sie diese mit einem Klick über die Aktionsleiste ab.

PDFdesigner: Barrierefreiheit (BFSG) & schnellerer Serienversand

Barrierefreie PDFs nach BFSG

Vorlagen im PDFdesigner lassen sich ab sofort mit einem Klick barrierefrei taggen, damit Screenreader Inhalte optimal erfassen können. Bei neuen Exposés ist das Tagging automatisch aktiv; für bestehende Vorlagen schalten Sie die Funktion unter Grundeinstellungen > Sonstiges ein. Eine Statusanzeige in der Vorlagenleiste liefert Ihnen dabei jederzeit den Überblick über den BFSG-Status aller Dokumente. In Einzelfällen kann das Layout minimal verändert werden, etwa bei Tabellen oder Listen. Daher sollte das Exposé vor der Veröffentlichung noch einmal geprüft werden.

Schnellerer Serienmail-Versand von Exposés

Über die neue Kategorie „Exposé-Vorlage nach Adressbetreuer“ werden Dokumente nach Sprache und Betreuer gebündelt und nur einmalig erstellt. Das beschleunigt den Versand an mehrere Empfänger erheblich. Eine automatische Prüfung im PDFdesigner verhindert dabei Fehler bei der Verarbeitung persönlicher Daten.

Administrierbare Felder, Formulare & Rechte

Individuelle Hinweistexte an Feldern hinterlegen

Sie können Erklärungen nun direkt an jedem Feld in der Administration hinterlegen. Der Text wird beim Bewegen des Mauszeigers über das Feld angezeigt. So ersetzen Sie lange Hinweiszeilen und halten Ihre Formulare übersichtlich.

Flexibler arbeiten: Felder einfach zwischen Kategorien verschieben

In den Adress- und Objektmodulen verschieben Sie Felder ab sofort direkt von einer Kategorie in eine andere. Alle verknüpften Filter, Prozesse und Statistiken bleiben dabei voll funktionsfähig. So passen Sie Ihre Eingabemasken jederzeit an, ohne bestehende Workflows zu stören.

Feldfilter für Objekt-Unterreiter

Feldfilter funktionieren ab sofort auch auf Unterreitern im Immobilien-Modul. Dadurch blenden Sie einzelne Unterreiter für bestimmte Benutzergruppen gezielt ein oder aus. So zeigen Sie Ihren Mitarbeitern nur die Informationen, die sie wirklich benötigen, und halten die Eingabemasken aufgeräumt.

Individuelle Widerrufserklärung

Die Fußzeile im Online-Formular für die elektronische Widerrufserklärung lässt sich flexibel anpassen. Neben Anschrift und formatierbarem Text fügen Sie auf Wunsch Ihr Firmenlogo ein. So präsentieren Sie Interessenten eine durchgängig markengerechte Widerrufserklärung.

Datensatzrechte für Marketplace-API-Benutzer

Beim Vergeben von Datensatzrechten können Sie ab sofort gezielt Rechte für Marketplace-API-Benutzer festlegen. Das ermöglicht Ihnen, den Zugriff externer Marketplace-Dienste auf sensible Datensätze genau einzuschränken oder zu sperren.

Automatischer Logout bei Inaktivität

Aus Sicherheitsgründen werden Benutzer ab sofort automatisch abgemeldet, wenn die Software längere Zeit nicht genutzt wird. Standardmäßig greift dieser Logout nach 24 Stunden Inaktivität. In den Grundeinstellungen lässt sich der Zeitpunkt flexibel zwischen 15 Minuten und 24 Stunden anpassen oder auf die Option „Nie“ zurückstellen.

E-Mail-Client, Workflows & Transparenz

Termine direkt aus E-Mails per Klick aufrufen

Wird ein Termin direkt aus einer E-Mail heraus erstellt, erscheint jetzt im Aktionshinweis der E-Mail eine Verlinkung. Über diesen Link rufen Sie den Termin jederzeit mit nur einem Klick auf.

Optimierte E-Mail-Suche

Suchergebnisse lassen sich über Kacheln in der Aktionsleiste gezielt nach Ordner, Betreff oder Inhalt filtern. Bei Treffern aus verschiedenen Ordnern sehen Sie den jeweiligen Ordnernamen direkt neben der E-Mail in der Liste.

Maximale Transparenz bei Maklerverträgen

Die automatischen Bestätigungs-Mails nach Vertragsschluss wurden für Sie optimiert. Ab sofort sehen Sie auf einen Blick, welchen Punkten zugestimmt wurde und welche Inhalte unbestätigt sind. So profitieren Sie von einer durchgängig klaren Dokumentation und vermeiden Missverständnisse mit Ihren Kunden. Zusätzlich wurden die unterschiedlichen Schreibweisen des Bestätigungslinks vereinheitlicht. Die Formulierungen sind nun an die neue Modulbezeichnung „Maklervertrag“ angepasst.

Betreuerdaten dynamisch in Vorlagen einbinden

Über die neuen Makros _AdrBetreuerUserAdr* und _ObjBetreuerUserAdr* greifen Sie in E-Mail- und Dokumentvorlagen auf die Daten des verknüpften Adressdatensatzes eines Adress- oder Objektbetreuers zu. So binden Sie individuelle Signaturdaten oder benutzerdefinierte Adressfelder dynamisch in Ihre Schreiben ein.

Guard für MS-Graph Throttling einführen

Um zu verhindern, dass Ihr Postfach bei temporären Daten-Limits von Microsoft blockiert wird, drosselt onOffice enterprise die Anfragen ab sofort automatisch. Bei Erreichen des Limits zeigt das System eine klare Fehlermeldung inklusive der exakten Restwartezeit an.

CRM, Portale & Datenqualität

Echtes Kaufinteresse erkennen: Mehrfache Exposé-Aufrufe im Maklerbuch

Öffnet ein Interessent ein Web-Exposé mehrfach, wird dies als eigene Aktivität im Maklerbuch und in den Kontaktdaten vermerkt. Mehrfache Aufrufe innerhalb von 24 Stunden werden dabei automatisch zusammengefasst, um das Maklerbuch übersichtlich zu halten und echtes Kaufinteresse sofort zu erkennen. Aktivieren Sie dies in Ihren Einstellungen, um das Feature zu nutzen.

Anklickbare Links & automatische Adresskorrektur

Aktivierte Linkfelder in Listenansichten für Adressen oder Immobilien sind ab sofort direkt anklickbar. Zudem korrigiert das CRM beim Einlesen von Portalanfragen überflüssige Leerzeichen zwischen Straße und Hausnummer automatisch, was Ihnen saubere Daten ohne Nachbereitung sichert.

Mehr Übersicht im Widget „Suchkriterien mit Adressen“

In der Listenkonfiguration des Widgets „Suchkriterien mit Adressen“ stehen Ihnen ab sofort zusätzliche Felder zur Verfügung. Ergänzen Sie Ihre Listenansicht flexibel um Angaben wie Preise, Flächen, Zimmerzahlen oder Objekttypen. So sehen Sie die wichtigsten Suchkriterien Ihrer Kunden direkt auf einen Blick, ohne in die Detailansicht wechseln zu müssen.

Transparente Nachverfolgung: Letzter Bearbeiter bei Suchkriterien

In der Bearbeitungsmaske von Suchkriterien sehen Sie ab sofort nicht mehr nur das Änderungsdatum, sondern auch den Namen des jeweiligen Benutzers. So erkennen Sie auf einen Blick, wer ein Suchprofil zuletzt angepasst hat.

Schnittstellen & Portalanbindungen

Portal-Übertragungsfehler direkt im Klartext beheben

Technische Fehlermeldungen von API-Portalen übersetzt das Job-System ab dem 8. Oktober 2026 automatisch in verständliche Sprache inklusive konkreter Handlungsempfehlungen. Zusätzlich können Sie sich die Originalanmeldung des Portals in einer Lightbox anzeigen lassen. So erkennen Sie die genaue Ursache sofort und beheben Übertragungsfehler eigenständig ohne Support-Anfrage.

Automatische Umwandlung von Internet-Angaben

Angaben zum Internetanschluss Ihrer Immobilien werden bei der Übertragung an Immobilienportale automatisch in das jeweils geforderte Format umgewandelt. Das erspart Ihnen die manuelle Nachbearbeitung bei der Portalübertragung.

Bereinigung inaktiver Portal-Schnittstellen

Das nicht mehr aktive Portal ImmoActual (Österreich) wurde vollständig aus onOffice enterprise entfernt. Das System hat verknüpfte Portal-Stati betroffener Objekte automatisch zurückgesetzt, damit Ihre Schnittstellen-Übersicht aufgeräumt bleibt.

App-Features (iOS)

Liquid Glass-Unterstützung für ein modernes App-Design

Die onOffice App für iOS wurde auf Apples neues Liquid Glass Design vorbereitet. Navigation, Buttons und Inhalte passen sich nahtlos an die aktuellen iOS-Layout-Vorgaben an, sodass sich die App noch flüssiger und intuitiver bedienen lässt. Ihr Vorteil: Ein durchgängig modernes und vertrautes Nutzungserlebnis bei allen mobilen Arbeitsschritten auf Ihrem iOS Gerät.

Aufgabenpriorität direkt beim Erstellen festlegen

Wenn Sie unterwegs eine neue Aufgabe in der App anlegen, können Sie die gewünschte Priorität ab sofort direkt im Erstellungsprozess auswählen. Das erspart Ihnen ein nachträgliches Bearbeiten des Aufgaben-Datensatzes und sorgt dafür, dass dringende To-Dos im Team von Anfang an richtig eingeordnet und priorisiert werden.

Dokumente beim mobilen Upload direkt umbenennen

Beim Hochladen von Dokumenten oder Fotos in einem Adressdatensatz lässt sich der Dateiname ab sofort direkt in der App vor dem Upload anpassen. Dadurch vergeben Sie bereits unterwegs aussagekräftige Bezeichnungen und sparen sich die spätere Umbenennung.

Automatische Dublettenprüfung bei E-Mail-Kontakten

Beim Anlegen von Adressen aus E-Mails erkennt die App vorhandene Kontakte automatisch im Hintergrund. Das hält Ihre Datenbank auch mobil sauber und übersichtlich.

Vollständige Empfängernamen im E-Mail-Composer

Die Darstellung der Empfängernamen im mobilen E-Mail-Composer wurde vereinheitlicht und optimiert. Kontaktnamen werden ab sofort vollständig angezeigt. So erkennen Sie auch bei mehreren Empfängern auf den ersten Blick, an wen Ihre Nachricht geht.

onOffice WP-Websites

Service-Portal

Invite-only-Modus: volle Kontrolle über Registrierungen

Legen Sie fest, ob sich Interessenten frei im Service-Portal registrieren dürfen oder der Zugang nur über eine direkte Einladung durch Sie möglich ist. In der überarbeiteten Kachel „Accountverwaltung“ verknüpfen Sie neue Konten bequem aus der Adresssuche. Der genaue Status eines Nutzers ist durch farbige Indikatoren sofort erkennbar. Zeitlich begrenzte Links und automatische E-Mail-Workflows sorgen für eine sichere Verwaltung.

Überarbeitete Immobilienstatistiken

Die Immobilienstatistiken im Service-Portal stimmen ab sofort exakt mit den Auswertungen in onOffice enterprise überein. Sie profitieren von deutlich schnelleren Ladezeiten und einer korrekten, mehrsprachigen Datenausgabe.

Präzisere Suchaufträge mit regionalem Zusatz & Parent-Child-Logik

Interessenten können ihre Suchkriterien im Service-Portal noch präziser eingrenzen. Dafür lässt sich das Feld „Regionaler Zusatz“ aktivieren. Eine neuer Parent-Child-Logik erleichtert Ihnen die Standortauswahl: Wählen Kunden eine übergeordnete Region wie eine Stadt aus, werden alle zugehörigen Unter-Regionen automatisch markiert. Das vereinfacht die Eingabe für den Endkunden und liefert Ihnen detailliertere Suchprofile direkt ins CRM.

Individuelle Sortierung im Wertermittlungstool per Drag & Drop

Im Einstellungs-Wizard des Wertermittlungstools ordnen Sie aktivierte Formularfelder ab sofort ganz einfach per Drag & Drop in Ihrer Wunschreihenfolge an. Die Sortierung wird gespeichert und spiegelt sich direkt im Frontend-Formular wider. Feste Abschnitte wie „Ausstattung & Zustand“ bleiben logisch strukturiert, während Sie die übrigen Felder flexibel an Ihre Beratungsphilosophie anpassen können.

Perfekter Kartenausschnitt für Ihren Standort

Die Erstansicht der Karte im Formularschritt „Lage“ passt sich ab sofort dynamisch dem Land Ihres Unternehmens an. Interessenten sehen somit direkt den passenden geografischen Kartenausschnitt. Das beschleunigt die Navigation bei der Umgebungssuche spürbar.

Automatische E-Mail-Updates bei Änderungen auf der Merkliste

Halten Sie Interessenten automatisch über ihre Favoriten auf dem Laufenden: Im Marketplace Service lässt sich ab sofort eine Info-Mail für gemerkte Immobilien aktivieren. Ihre Kunden werden dadurch automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald sich der Kaufpreis oder der Vermarktungsstatus einer gemerkten Immobilie ändert.

Datenschutzkonformer Social Login mit „Sign in with Apple“

Bieten Sie Ihren Nutzern einen noch schnelleren Zugang zum Service-Portal: Über die neue Option „Sign in with Apple“ registrieren und melden sich Kunden datenschutzkonform mit ihrer Apple-ID an. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse werden direkt im Profil hinterlegt. Administratoren können das Feature mit einem einfachen Toggle in den Grundeinstellungen des Marketplace Service aktivieren.

Neuer Bilder-Lightbox-Modus & modernisiertes Galerie-Layout

Galeriebilder auf Ihrer Website lassen sich von Interessenten nun per Klick in einer komfortablen Lightbox-Großansicht öffnen und durchblättern. Neben dieser Detailansicht wurde die Galerie-Darstellung über alle Themes hinweg überarbeitet, um eine durchgehend moderne und sortierte Präsentation Ihrer Immobilienfotos zu garantieren.

Neue Iframe-Anbieter:
Brandtiger Sofortrechner & Maklersieger-Siegel

Erweitern Sie Ihre WordPress-Website um zwei neue Integrationen: Der Immobilien Sofortrechner (Brandtiger) sowie das Maklersieger-Siegel lassen sich ab sofort als Iframe einbinden. So binden Sie zusätzliche Interaktionsmöglichkeiten und Vertrauenselemente ohne Programmieraufwand direkt auf Ihrer Website ein.

Wertermittlung: Berater automatisch als Betreuer zuweisen

Bei Anfragen über das Wertermittlungsformular kann der identifizierte Berater ab sofort nicht nur als Ansprechpartner des Objekts hinterlegt werden. Das System trägt ihn auf Wunsch automatisch als Betreuer der Immobilie sowie als Betreuer des neu angelegten Adressdatensatzes in onOffice enterprise ein. Das sichert eine klare Zuständigkeit im Team ab der ersten Sekunde.

ProvenExpert: Freie Auswahl aller fünf Sterne-Widgets im Footer

Im ProvenExpert-Modul für die Fußzeile Ihrer WordPress-Website stehen Ihnen ab sofort alle fünf offiziellen Widget-Varianten zur Auswahl. Dadurch binden Sie genau das Bewertungs-Design in Ihre Website ein, das Sie bei ProvenExpert konfiguriert haben, und sorgen für ein stimmiges Gesamtbild.

Verbesserte Umkreissuche mit Postleitzahl im Dropdown

Die Ortssuche kombiniert standartmäßig den Ortsnamen mit dem dazugehörigem Landkreis. Erfolgt eine Suche direkt über eine Postleitzahl, wird diese zusätzlich mit aufgeführt. Das verhindert Fehler bei doppelt vorkommenden Ortsnamen und sorgt für exakte Suchergebnisse. Für ausländische Adressen ohne PLZ greift automatisch eine angepasste Ansicht.

Marketplace-News

Erweitern Sie den Funktionsumfang Ihres CRM-Systems durch unsere neuen Partner-Services im onOffice Marketplace:

immowelt – Seller Leads: Eigentümer-Kontakte direkt im CRM erhalten

Mit immowelt Seller Leads sichern Sie sich den direkten Zugang zu verkaufsbereiten Eigentümern aus dem immowelt-Netzwerk. Je nach gewähltem Paket erhalten Sie verifizierte oder zusätzlich telefonisch vorqualifizierte Eigentümer-Kontakte aus Ihren bevorzugten PLZ-Gebieten. So sprechen Sie potenzielle Verkäufer genau zum richtigen Zeitpunkt an. Sämtliche Leads und Objektdaten werden dabei automatisch direkt in onOffice enterprise eingespielt.

Preis: ImmoLeads – 49 € / Lead | ProfiLeads – 349 € / Lead

grundriss.com: Professionelle Grundrisse, Wohnflächen & Vermessungen bestellen

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Preis: Grundrisse ab 18 € | Wohnflächenberechnungen ab 84 € | Vor-Ort-Vermessungen ab 899 €

AIXpose: Fotos optimieren, Digital Staging & Videos erstellen

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Firmen-News

Ab dem 13. Oktober 2026 startet unser neues Format rund um den aktuellen Release. Jeden Monat zeigen wir Ihnen ausgewählte Highlights anhand von praxisnahen Beispielen. Im Anschluss haben Sie Zeit, uns bei unserer offenen Q&A-Runde all Ihre Fragen zu den Neuerungen zu stellen.

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Der richtige Stichtag: 2. August 2026

Der maßgebliche Stichtag für die Transparenzpflichten aus Artikel 50 ist der 2. August 2026. Der AI Act selbst ist bereits am 1. August 2024 in Kraft getreten, seine Vorschriften werden aber schrittweise anwendbar.

Mit dem AI Act hat die EU einzelne Vorgaben der Verordnung sowie mehrere Anwendungsfristen neu strukturiert. Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 verschiebt er jedoch nicht. Nur Anbieter generativer KI-Systeme, die bereits vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren, erhalten bis zum 2. Dezember 2026 Zeit, die technische Markierung ihrer Ausgaben nachzurüsten. Für Unternehmen, die solche Systeme einsetzen und KI-Inhalte veröffentlichen, bleibt der 2. August 2026 maßgeblich.

Artikel 50 ist nur ein Teil des AI Acts. Daneben gelten etwa Regeln für verbotene Praktiken, KI-Kompetenz und Hochrisiko-Systeme. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Transparenzpflichten, die für Marketing, Kommunikation und digitale Immobilienvermittlung besonders relevant sind.

Anbieter oder Betreiber: Ihre Rolle bestimmt die Pflicht

Anbieter entwickeln ein KI-System oder lassen es entwickeln und bringen es unter ihrem eigenen Namen auf den Markt. Anwender (im AI Act als „Deployer“ bezeichnet) setzen ein KI-System unter eigener Verantwortung professionell ein. Ein Maklerunternehmen, das einen externen Bildgenerator, einen Textassistenten oder ein KI-Video-Tool nutzt, ist in der Regel Anwender. Der Hersteller des Tools bleibt normalerweise Anbieter.

Entwickelt ein Unternehmen dagegen einen eigenen KI-Chatbot oder bietet ein angepasstes System unter eigener Marke an, kann es selbst zum Anbieter werden. Auch mehrere Rollen gleichzeitig sind möglich.

Setzt ein Team KI im Auftrag des Unternehmens ein, bleibt dieses grundsätzlich Anwender. Klären Sie bei externen Agenturen vorab, wer den KI-Einsatz steuert, Inhalte freigibt und technische Markierungen erhält. Vertragliche Absprachen ändern die gesetzliche Rolle jedoch nicht: Maßgeblich sind die tatsächlichen Entscheidungs- und Kontrollverhältnisse.

Vier Transparenzfälle, die Sie kennen sollten

• Direkte Interaktion mit KI: Anbieter interaktiver Systeme müssen Menschen darüber informieren, dass sie mit einer KI kommunizieren. Das betrifft etwa Chatbots, Sprachassistenten und KI-Agenten. Eine Ausnahme gilt nur, wenn die KI-Interaktion offensichtlich ist.
• Technische Markierung von KI-Ausgaben: Anbieter generativer KI-Systeme müssen synthetische Texte, Bilder, Videos und Audios grundsätzlich maschinenlesbar markieren und ihre Erkennung ermöglichen.
• Emotions- und biometrische Kategorisierung: Anwender solcher Systeme müssen betroffene Personen über deren Einsatz informieren. Unabhängig davon können bestimmte Anwendungen verboten sein.
• Deepfakes und bestimmte Texte: Anwender müssen Deepfakes sichtbar oder hörbar kennzeichnen. Das gilt auch für KI-generierte oder KI-bearbeitete Texte zu Themen von öffentlichem Interesse, wenn keine ausreichende menschliche Prüfung und redaktionelle Verantwortung vorliegen.

Technische Markierung und sichtbare Kennzeichnung sind nicht dasselbe. Metadaten oder Wasserzeichen des Tool-Anbieters erfüllen nicht automatisch die Pflicht des veröffentlichenden Unternehmens. Ein Deepfake muss für das Publikum unmittelbar als KI-generiert oder KI-bearbeitet erkennbar sein.

Wann wird ein KI-Bild zum Deepfake?

Deepfakes sind nach dem AI Act nicht auf gefälschte Aufnahmen bekannter Personen beschränkt. Erfasst sind auch KI-generierte oder KI-bearbeitete Bilder, Audios und Videos. Sie müssen realen oder plausibel existierenden Personen, Objekten, Orten, Lebewesen oder Ereignissen ähneln und einer Person fälschlich authentisch oder wahr erscheinen können. Nach dem UWG (§ 2 Irreführungsverbot) und § 3 MaklerG liegt zudem eine Täuschung über die tatsächliche Beschaffenheit vor, wenn etwa ein fotorealistisches KI-Bild (z. B. ein fertig saniertes Zinshaus oder virtuelle Möbel im Rohbau) genutzt wird, ohne dass dies sofort als Visualisierung erkennbar ist.

Das schließt auch vollständig synthetische Menschen, realistische Avatare und plausibel wirkende Orte ein. Ein hoher Grad an Fotorealismus macht die Einordnung als Deepfake wahrscheinlicher. Er entscheidet aber nicht allein. Maßgeblich sind auch die Aussage, der Veröffentlichungsweg und die Erwartungen des voraussichtlichen Publikums.

Eine pauschale Unternehmensregel kann die tägliche Entscheidung erleichtern: Kennzeichnen Sie vollständig oder wesentlich KI-generierte Darstellungen realistischer Menschen grundsätzlich. Diese Vorgehensweise geht teilweise über den gesetzlichen Mindestumfang hinaus, schafft aber einen einheitlichen und vorsichtigen Standard.

Klar erkennbare Fantasieszenen, stark stilisierte Figuren oder einfache Cartoons sind dagegen regelmäßig weniger kritisch. Auch hier kommt es auf den konkreten Kontext an.

Was bedeutet das für die Immobilienvermarktung?

Müssen virtuelles Staging und bearbeitete Bilder als KI-Inhalt gekennzeichnet werden?

Ein authentisches Foto einer leeren Wohnung, das mit KI möbliert wird, ist ein typischer Fall für den Hinweis auf eine teilweise KI-Bearbeitung. Die EU-Kommission nennt genau diese Anwendung als Beispiel für das Kennzeichen „Partially AI-Modified“.

Für die Praxis eignet sich eine klare Formulierung wie „KI-bearbeitete Visualisierung – virtuell eingerichtet“. Der Wortlaut ist nicht gesetzlich vorgegeben. Der Hinweis muss jedoch verständlich, gut sichtbar und dem Bild eindeutig zugeordnet sein.

Bei kleineren technischen Korrekturen kann die Bewertung anders ausfallen. Leichte Farbkorrekturen, Schärfung, Rauschreduzierung oder das Entfernen eines zufälligen Passanten machen ein Bild nicht automatisch zum Deepfake. Verändert die KI dagegen Raumproportionen, Ausblick, Ausstattung, Baumängel oder andere wesentliche Eigenschaften, steigt das Risiko einer Täuschung deutlich.

Ein Label macht eine irreführende Darstellung nicht automatisch zulässig. Konsumentenschutz (KSchG), Datenschutz, Persönlichkeitsrechte und Urheberrecht gelten zusätzlich.

Wann gelten KI-Avatare und Stimmen als Deepfake?

Ein fotorealistischer KI-Avatar in einem Erklärvideo, eine geklonte Stimme oder ein synthetischer Immobilienprofi in einer Werbeanzeige kann als Deepfake gelten. Das gilt auch dann, wenn keine bekannte Person kopiert wird, die Darstellung aber wie ein realer Mensch erscheint.

Besonders klar ist der Fall, wenn eine reale Person nachgebildet wird oder eine KI-Figur den Eindruck erweckt, ein Produkt zu empfehlen. Hier sollte die Kennzeichnung direkt im Bild, Video oder Audio erfolgen. Bei längeren Videos reicht ein versteckter Hinweis in der Beschreibung nicht aus.

Müssen Icons und kleine Illustrationen als KI-Inhalt gekennzeichnet werden?

Für die technische Markierungspflicht von Anbietern gelten eng begrenzte Ausnahmen. Dazu zählen kurze Zeichenfolgen, Beschriftungen der Benutzeroberfläche, Alternativtexte und Grafiken in Symbolgröße. Ein stilisierter Button oder eine kleine Illustration in einem Erklärvideo braucht daher nicht allein wegen der KI-Beteiligung ein sichtbares Deepfake-Label. Für Illustrationen insgesamt ist das jedoch keine pauschale Ausnahme.

Zeigt eine Illustration ein konkretes Produkt oder eine Immobilie und verändert deren tatsächliches Aussehen, ihre Eigenschaften oder Nutzung, ist eine genaue Prüfung nötig. Eine sichtbare Kennzeichnung nach Artikel 50 ist nur erforderlich, wenn die Darstellung als Deepfake einzuordnen ist. Nicht der Verkauf ist ausschlaggebend.

Müssen KI-generierte Exposétexte, Blogartikel und Marktinformationen gekennzeichnet werden?

KI-generierte Exposétexte und gewöhnliche Produktbeschreibungen fallen nach den Kommissionsleitlinien in der Regel nicht unter die sichtbare Kennzeichnungspflicht für Texte von öffentlichem Interesse. Andere rechtliche Anforderungen an richtige und vollständige Angaben bleiben bestehen.

Anders kann es bei Blogartikeln über Gesetze, Marktberichte, Wirtschaftsentwicklungen, Verbraucherfragen oder andere gesellschaftlich relevante Themen aussehen. Solche Inhalte können Themen von öffentlichem Interesse betreffen.

Eine sichtbare KI-Kennzeichnung entfällt hier, wenn eine fachkundige Person den Text substanziell prüft oder eine Redaktion ihn inhaltlich kontrolliert. Zusätzlich muss eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung tragen. Eine reine Rechtschreib- oder Grammatikprüfung reicht nicht. Fakten, Quellen und inhaltliche Aussagen müssen geprüft werden.

Wird der Text nach der Freigabe erneut inhaltlich durch KI verändert, ist eine neue Prüfung erforderlich.

Müssen Website-Chatbots als KI gekennzeichnet werden?

Bei einem KI-Chatbot muss die Information über den KI-Kontakt spätestens zu Beginn der ersten Interaktion erscheinen. Ein Hinweis ausschließlich in den AGB, im Datenschutztext oder in einer Hilfeseite genügt nicht.

Maklerunternehmen sollten auch bei externen Chatbots prüfen, ob die Lösung den Hinweis klar ausspielt. Bei Eigenentwicklungen oder Systemen unter eigener Marke gelten die zuvor erläuterten Anbieterpflichten. Zudem haften österreichische Immobilienmakler nach § 3 MaklerG für fehlerhafte Aufklärungen. Gibt ein KI-Chatbot auf der Website falsche Auskünfte über Miete, Nebenkosten oder Kaufpreis-Richtwerte, haftet das Maklerbüro gegenüber dem Interessenten für diesen Wissensersatz.

Was der AI Act verlangt und der Kodex empfiehlt

Artikel 50 verlangt eine klare und unterscheidbare Information. Sie muss spätestens beim ersten Kontakt mit dem System oder Inhalt erscheinen und die jeweils geltenden Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen.

Der freiwillige Verhaltenskodex macht die Platzierung konkreter. Seine Vorgaben sind für Unterzeichnende maßgeblich. Andere Unternehmen können sie als praktische Orientierung nutzen:

• Bei Bildern sollte der Hinweis sichtbar am Inhalt oder eindeutig daneben stehen.
• Bei Videos sollte er zu Beginn und bei längeren Formaten zusätzlich in geeigneten Abständen erscheinen.
• Bei reinen Audioinhalten ist ein hörbarer Hinweis erforderlich.
• Bei kennzeichnungspflichtigen Texten sollte das Label am Anfang oder nahe der Überschrift stehen.

Die EU stellt kostenlose Symbole für vollständig KI-generierte und teilweise KI-bearbeitete Inhalte bereit. Ihre Nutzung ist freiwillig. Unternehmen können ebenso klare eigene Labels verwenden.

Für eindeutig künstlerische, kreative, satirische oder fiktionale Werke gilt eine erleichterte Form der Offenlegung. Sie darf so erfolgen, dass sie die Darstellung des Werks nicht beeinträchtigt. Vollständig entfallen darf die Offenlegung jedoch nicht.

Dokumentation: Aus Einzelfällen wird ein verlässlicher Prozess

Eine klare Dokumentation spart Zeit und macht Entscheidungen bei einer späteren Prüfung nachvollziehbar.

Artikel 50 schreibt kein identisches Dossier für jedes Marketing-Asset vor. Der von EU-Kommission und AI Board anerkannte freiwillige Verhaltenskodex verlangt von Unterzeichnenden interne Prozesse und Nachweise, die zu Unternehmensgröße, Ressourcen und Risiko passen. Andere Unternehmen können den Kodex als Vergleichsmaßstab nutzen und gleichwertige Maßnahmen bei Bedarf gegenüber der Aufsicht belegen.

Folgende Struktur ist eine Praxisempfehlung und kein gesetzlicher Mindestkatalog:
1. Tool- und Rollenübersicht: Welche KI-Systeme sind im Einsatz? Wer ist Anbieter, Anwender oder Dienstleister?
2. Klare Entscheidungskriterien: Wann liegt ein Deepfake vor? Welche Texte betreffen öffentliche Interessen? Wann greift die redaktionelle Ausnahme?
3. Nachweis zum Inhalt: Welches Tool und welche Version wurden genutzt? Was wurde generiert oder verändert? Wo erscheint der Inhalt?
4. Kennzeichnungsentscheidung: Welches einheitliche Label wurde verwendet, wo wurde es je Kanal platziert und warum war es erforderlich oder entbehrlich?
5. Rechte- und Faktenprüfung: Sind Quellen, Nutzungsrechte, personenbezogene Daten und tatsächliche Aussagen geklärt?
6. Prüfung und Freigabe: Wer hat den Inhalt fachlich geprüft? Wer trägt die redaktionelle Verantwortung? Welche Fassung wurde veröffentlicht?
7. Korrekturprozess: Wie werden fehlende oder falsche Kennzeichnungen gemeldet, behoben und dokumentiert?

Die Struktur sollte vor der Veröffentlichung feststehen und im Alltag funktionieren. Sensibilisieren Sie auch Mitarbeitende und externe Dienstleister für die jeweiligen Anwendungsfälle.

KI-Kompetenz gehört zum Prozess

Unabhängig von Artikel 50 gilt Artikel 4 bereits seit dem 2. Februar 2025. Anbieter und Anwender müssen Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz relevanter Beschäftigter und anderer in ihrem Auftrag handelnder Personen fördern.

Der Umfang richtet sich nach Wissen, Erfahrung, Einsatzkontext und den betroffenen Personengruppen. Unternehmen müssen kein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person garantieren. Rollenbezogene Leitlinien und Schulungen sollten deshalb die tatsächlich eingesetzten Tools, Kennzeichnungsfälle, Prüfungen und Korrekturwege abdecken. Immobilientreuhänder unterliegen zudem nach der Gewerbeordnung (GewO) und den Standesregeln einer strengen Sorgfaltspflicht. Wenn Mitarbeiter KI-Tools für Exposé-Texte oder Mietvertrags-Entwürfe nutzen, schützt mangelndes Wissen nicht vor der Haftung nach § 3 MaklerG. Schulungen müssen daher explizit die Grenzen der KI bei österreichischen Rechtsmaterien behandeln.

Übergangsregeln und mögliche Sanktionen

Inhalte, die vor dem 2. August 2026 erzeugt oder bearbeitet wurden, müssen nach den Kommissionsleitlinien nicht rückwirkend gekennzeichnet werden. Wurde ein Text zwar vorher erstellt, aber erst ab diesem Datum veröffentlicht, gelten die neuen Regeln bei der Veröffentlichung.

Verstöße gegen die Transparenzpflichten können mit erheblichen Sanktionen geahndet werden. Der AI Act sieht Geldbußen von bis zu 15 Mio. € oder bis zu 3 % des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres vor. Für Unternehmen gilt grundsätzlich der höhere der beiden Höchstwerte. Bei Verstößen gegen Artikel 50 gilt für kleine und mittlere Unternehmen sowie sogenannte Small Mid-Caps (eine EU-Kategorie oberhalb der KMU-Schwelle) jeweils der niedrigere Höchstwert. Die konkrete Höhe hängt immer vom Einzelfall ab.

In Österreich wird die nationale Gesetzgebung zur Vollziehung von EU-Verordnungen typischerweise als KI-Begleitgesetz bezeichnet. Die zentrale KI-Servicestelle ist bei der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR) angesiedelt. Als Marktüberwachungsbehörden fungieren in Österreich je nach Sektor die RTR bzw. Fachaufsichtsbehörden. Bei Verstößen gegen lauterkeits- und konsumentenschutzrechtliche Vorgaben im Maklerwesen sind zudem die Gewerbebehörden (Bezirksverwaltungsbehörden/Magistrate) sowie der Schutzverband gegen unlauteren Wettbewerb relevant.

Fazit: Was Maklerunternehmen jetzt vorbereiten sollten

Prüfen Sie den Ablauf vor dem 2. August 2026 an typischen Fällen: Immobilienbild, virtuelles Staging, Avatar, Chatbot und Blogartikel. Sind Rolle, Prüfkategorie, Kennzeichnung, fachliche Freigabe und Dokumentation jeweils eindeutig?

Entscheidend ist gezielte Transparenz: Das Publikum muss die künstliche Herkunft oder Bearbeitung relevanter Inhalte erkennen können. Konzentrieren Sie sich dabei auf realistische Personen und Stimmen, virtuelle Immobilienbilder, Chatbots sowie Texte von öffentlichem Interesse. Ein verbindlicher Ablauf reduziert Unsicherheit und erleichtert Freigaben.

Statt Panik auszulösen, bietet der AI Act eine hervorragende Gelegenheit für mehr digitale Professionalität im Makleralltag. Durch die rechtzeitige Identifikation genutzter KI-Anwendungen, die eindeutige Festlegung von Zuständigkeiten sowie die Umsetzung einheitlicher Kennzeichnungsregeln lassen sich Geschäftsrisiken minimieren und das Vertrauen der Kunden nachhaltig stärken.

Offizielle Quellen

Die Kommissionsleitlinien bieten eine nicht bindende Orientierung. Eine verbindliche Auslegung des AI Acts kann letztlich nur der Gerichtshof der Europäischen Union geben.

_{• Verordnung (EU) 2024/1689 – Artificial Intelligence Act
• Verordnung (EU) 2026/1744 – Digital Omnibus on AI
• Leitlinien der EU-Kommission zu den Transparenzpflichten nach Artikel 50
• Fragen und Antworten der EU-Kommission zu Artikel 50
• EU-Verhaltenskodex zur Transparenz KI-generierter Inhalte
• EU-Symbole zur Kennzeichnung KI-generierter Inhalte
• KI-Verordnung
• EU-Kommission: Bewertung des Transparenz-Verhaltenskodex
• Bundesnetzagentur: Marktüberwachung nach dem AI Act
• EU AI Act Service Desk: Zeitplan zur Anwendung des AI Acts}

Was ist die Informationspflicht für Makler?

Die Informationspflicht für Makler regelt alle gesetzlichen Aufklärungs- und Nachweispflichten, die vor dem eigentlichen Geschäftsabschluss erfüllt werden müssen – von der Rücktrittsbelehrung nach dem FAGG und der schriftlichen Nebenkostenübersicht (§ 30b KSchG) über klare Provisionsangaben bis hin zur Identitätsprüfung nach dem FM-GwG. Werden diese Pflichten von Anfang an korrekt umgesetzt, schützt das nicht nur das eigene Honorar, sondern legt das Fundament für einen reibungslosen Verkaufsprozess.

Die drei wichtigsten Informationspflichten für Makler im Überblick

Im Makleralltag greifen verschiedene gesetzliche Vorgaben ineinander. Wer sie kennt und sauber umsetzt, schützt nicht nur seine Provision, sondern sorgt auch für reibungslose Abläufe. Die Pflicht zur Information ist kein einzelnes Gesetz, sondern ein Zusammenspiel verschiedener Vorschriften aus dem Maklergesetz (MaklerG), dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) sowie dem öffentlichen Recht. Um die Haftungsrisiken im Tagesgeschäft zu minimieren, müssen drei Kernbereiche fehlerfrei ineinandergreifen.

1. Das Fern- und Auswärtsgeschäfte-Gesetz (FAGG)

Findet der Erstkontakt mit einem Interessenten über digitale Kanäle wie Immobilienportale, E-Mail oder die eigene Website statt, greifen die Vorschriften des Fernabsatzrechts. In diesem Fall hat der Kunde als Verbraucher grundsätzlich ein 14-tägiges Widerrufsrecht, über das er unmissverständlich und über einen dauerhaften Datenträger belehrt werden muss. Fehlt diese Aufklärung oder weist sie Fehler auf, verlängert sich die Frist um ein ganzes Jahr – was bei einem nachträglichen Widerruf den Provisionsanspruch gefährdet. Wie Sie diesen Schritt rechtssicher und unkompliziert abwickeln, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Widerrufsbelehrung für Makler.

2. Formfreiheit & Schriftformerfordernisse im Vermarktungsalltag

Im österreichischen Maklerrecht (MaklerG) gilt grundsätzlich Formfreiheit: Ein einfacher Maklervertrag kann rechtswirksam mündlich oder durch schlüssiges Handeln (z. B. Duldung der Maklertätigkeit) geschlossen werden. Mündliche Absprachen reichen im Alltag für schlichte Aufträge zwar rechtlich aus, bergen jedoch erhebliche Beweisrisiken.

Eine strenge Ausnahme bildet der Alleinvermittlungsauftrag: Dieser bedarf nach § 31 Abs. 1 MaklerG zwingend der Schriftform (inklusive eigenhändiger Unterschrift oder qualifizierter elektronischer Signatur). Eine einfache E-Mail oder WhatsApp-Nachricht reicht für einen Alleinvermittlungsauftrag nicht aus.

Zudem verlangt das Konsumentenschutzgesetz (§ 30b KSchG) vor der Abgabe einer Vertragserklärung des Verbrauchers eine schriftliche Nebenkostenübersicht. Für eine lückenlose Dokumentation muss diese Vereinbarung bzw. Information mindestens folgende Kerninhalte ausweisen:

• Vertragsparteien: Eindeutige Angaben zu Makler und Auftraggeber bzw. Interessent
• Objektbezeichnung: Konkrete Zuordnung der betreffenden Immobilie
• Provisionshöhe & Nebenkosten: Transparente Ausweisung der Maklerprovision sowie sämtlicher voraussichtlicher Nebenkosten (§ 30b KSchG)
• Auftragsart & Befristung: Bei Alleinvermittlungsaufträgen die ausdrückliche Vereinbarung der Alleinfläche samt gesetzlich zulässiger Befristung
• Fälligkeit: Klare Regelung, wann der Provisionsanspruch entsteht (in der Regel mit rechtswirksamem Abschluss des Kauf- oder Mietvertrags)

3. Die Identifizierungspflicht nach den Geldwäschebestimmungen (GewO / FM-GwG)

Ein weiterer, in der Praxis oft kritischer Punkt betrifft die Geldwäschebestimmungen. Makler sind gesetzlich verpflichtet, die Identität ihrer Kunden zu überprüfen. Damit das reibungslos funktioniert, muss der Kunde vorab aktiv über den Zweck der Datenerhebung aufgeklärt werden. Dokumente wie eine Kopie des Personalausweises, Transaktionsbelege und Risikoanalysen müssen nach § 365y GewO 1994 mindestens fünf Jahre (ab Beendigung der Geschäftsbeziehung) revisionssicher aufbewahrt werden. Die Aufsichtsbehörden kontrollieren diese Vorgaben streng: Bei Verstößen drohen Verwaltungsstrafen von bis zu 30.000 Euro, die die Liquidität eines Maklerbüros im schlimmsten Fall stark gefährden können. Worauf Sie in der Praxis besonders achten müssen, erfahren Sie in unserem Blogartikel zum Geldwäschegesetz für Immobilienmakler.

Was passiert, wenn Makler ihre Informationspflicht verletzen?

Fehler bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben werden in der Immobilienbranche vom Gesetzgeber konsequent sanktioniert. Da die Rechtsprechung im Zweifel verbraucherfreundlich entscheidet, wiegen Versäumnisse bei der Informationspflicht für Immobilienmakler wirtschaftlich schwer.

Ein klassisches Szenario aus der Praxis verdeutlicht das finanzielle Risiko: Die Vermittlung ist abgeschlossen, das Kaufanbot angenommen und eigentlich fehlt nur noch die Provisionszahlung. Dann erklärt der Käufer den Rücktritt vom Vertrag oder verweigert die Zahlung mit dem Hinweis auf eine fehlerhafte Rücktrittsbelehrung. Ein kleiner Formfehler kann in diesem Moment schnell mehrere Tausend Euro kosten.

In einem solchen Fall droht nicht nur der unmittelbare Verlust des Provisionsanspruchs für das aktuelle Mandat. Die rechtlichen Formfehler ziehen oft eine Kettenreaktion nach sich, die das gesamte Unternehmen belasten kann:

• Rückforderungsansprüche & Entfall des Wertersatzes: Selbst bereits gezahlte Provisionen können von Kunden nachträglich zurückgefordert werden. Tritt der Kunde mangels ordnungsgemäßer Belehrung innerhalb der verlängerten Frist zurück, erlischt der Provisionsanspruch vollumfänglich und der Makler verliert auch jeglichen Wertersatzanspruch (§ 16 Abs. 2 FAGG).
• Verwaltungsstrafen & Abmahnungen: Unvollständige Angaben – wie etwa das Versäumen von Energiekennwerten in Immobilienanzeigen – stellen eine Verwaltungsübertretung (§ 9 EAVG) dar und bieten zudem Mitbewerbern Anlass für kostenintensive wettbewerbsrechtliche Abmahnungen.
• Belastung der Marktpräsenz: Langwierige Rechtsstreitigkeiten binden nicht nur finanzielle Ressourcen, sondern belasten auch die Reputation im lokalen Markt. Ein Faktor, der die Akquise neuer Objekte spürbar erschweren kann.

Wie die Informationspflicht für Makler die Kundenqualifizierung beschleunigt

Transparenz schafft Vertrauen – besonders bei Immobiliengeschäften. In der Praxis zeigt sich immer wieder: Je klarer die rechtlichen Rahmenbedingungen von Anfang an kommuniziert werden, desto verbindlicher verläuft die spätere Zusammenarbeit. Die Informationspflicht für Makler ist hierbei kein bürokratischer Selbstzweck, sondern ein wichtiges Werkzeug zur Kundenqualifizierung.

Damit die Aufklärung im Alltag keine Hürde darstellt, sondern von der ersten Sekunde an für gegenseitige Klarheit und Verbindlichkeit sorgt, lässt sich dieser Ablauf in vier klare, logische Schritte strukturieren:

• Der Erstkontakt: Ein Interessent fragt ein Objekt über ein Immobilienportal oder Ihre Website an.
• Die automatisierte Rückmeldung: Noch vor der Freigabe sensibler Objektdaten erhält der Interessent eine strukturierte Rückmeldung mit der Rücktrittsbelehrung (FAGG), der Nebenkostenübersicht (§ 30b KSchG) sowie den AGB.
• Die aktive Bestätigung: Der Interessent bestätigt die Rücktrittsbelehrung, erteilt das ausdrückliche Verlangen zum vorzeitigen Tätigwerden auf einem dauerhaften Datenträger (§ 10 FAGG) und nimmt den Verlust des Rücktrittsrechts bei vollständiger Vertragserfüllung zur Kenntnis.
• Die automatische Freigabe: Erst nach dieser Bestätigung werden das vollständige Exposé, die genaue Anschrift sowie weitere Dokumente automatisch für den Interessenten freigeschaltet.

Wer diese notwendigen Informationen frühzeitig bereitstellt, merkt oft schnell, welche Interessenten ernsthaftes Interesse an der Immobilie haben. Das spart unnötige Besichtigungen und schafft mehr Verbindlichkeit im weiteren Verkaufsprozess.

Gleichzeitig beugt diese proaktive Information dem klassischen Konfliktpotenzial vor: Wenn der Kunde von der ersten Sekunde an schwarz auf weiß sieht, wie die Provisionshöhe vereinbart ist, gibt es bei der späteren Annahme des Kaufanbots keinen Raum für Diskussionen. Die rechtliche Aufklärung wird so zu einem festen Bestandteil eines professionellen und reibungslosen Verkaufsprozesses. Gerade weil diese Schritte bei nahezu jeder Exposé-Anfrage wiederkehren, lohnt sich eine automatisierte Lösung.

Fazit: Transparente Aufklärung als Qualitätsmerkmal

Rechtssicherheit und Effizienz schließen sich nicht aus. Die gewissenhafte Einhaltung der Informationspflichten für Immobilienmakler ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein klares Qualitätsmerkmal. Sie zeigt Kunden sofort, dass Sie transparent und nach gesetzlichen Standards arbeiten. Das schafft Vertrauen, beugt Missverständnissen vor und sichert den eigenen Provisionsanspruch ab.

Wer die Informationspflichten noch nicht automatisiert in seinen Arbeitsalltag integriert hat, verliert täglich Zeit für Aufgaben, die eine Software übernehmen kann. onOffice enterprise setzt genau da an: Die Software automatisiert Ihre Prozesse und spart Ihnen Zeit für das Wesentliche – Ihre Kunden.

Was ist eine Immobilien-Wertsteigerung?

Eine Immobilien-Wertsteigerung umfasst alle Maßnahmen, die den Marktwert oder die Vermarktungschancen einer Immobilie vor dem Verkauf verbessern. Dazu zählen nicht nur Renovierungen oder Modernisierungen, sondern auch eine vollständige Objektdokumentation, transparente Informationen zur Energieeffizienz, eine realistische Preisstrategie und eine zielgruppengerechte Vermarktung.

Für Immobilienmakler bedeutet das: Nicht jede Investition führt automatisch zu einem höheren Verkaufspreis. Entscheidend ist, die Eigentümer dabei zu unterstützen, Maßnahmen nach ihrem tatsächlichen Nutzen zu priorisieren und die Immobilie optimal für den Markt zu positionieren.

Was steigert den Wert eines Hauses wirklich?

Bei der Wertsteigerung einer Immobilie geht es nicht nur um Ausstattung oder Sanierungen. Entscheidend ist vielmehr das Zusammenspiel verschiedener Faktoren, die den Marktwert und die Vermarktungschancen beeinflussen.

Lage und Standortvorteile sichtbar kommunizieren

Die Mikrolage lässt sich nicht verändern, ihre Vorteile aber gezielt herausstellen. Eine gute Infrastruktur, Schulen, Einkaufsmöglichkeiten oder Grünflächen beeinflussen die Preiswahrnehmung und sollten in der Vermarktung klar kommuniziert werden.

Gepflegter Zustand und beseitigte Kleinmängel

Sichtbare Mängel wie beschädigte Böden, undichte Fenster oder ein ungepflegter Eingangsbereich wirken sich oft stärker auf den ersten Eindruck aus als fehlende Luxusausstattung.

Energieeffizienz und Betriebskosten transparent darstellen

Energieeffizienzklasse, Heizsystem und laufende Energiekosten spielen für viele Kaufinteressenten eine wichtige Rolle. Transparente Informationen schaffen Vertrauen und erleichtern die Preisargumentation. Welche Rolle die Energieeffizienzklasse dabei spielt und wie Makler diese Kennzahlen richtig bewerten, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema Energieeffizienzklassen von Immobilien.

Vollständige und aktuelle Objektunterlagen bereitstellen

Energieausweis, Grundrisse, Wohnflächenberechnung und Nachweise über Modernisierungen reduzieren Rückfragen und stärken die Verhandlungsposition.

Die Immobilie zielgruppengerecht präsentieren

Welche Merkmale als wertsteigernd wahrgenommen werden, hängt von der Käufergruppe ab. Familien, Kapitalanleger oder Eigennutzer legen auf unterschiedliche Ausstattungsmerkmale und Nutzungsmöglichkeiten Wert.

Je besser diese Faktoren zusammenspielen, desto höher sind die Chancen auf eine erfolgreiche Vermarktung und einen marktgerechten Verkaufspreis. Die Aufgabe von Immobilienmaklern besteht darin, Eigentümer bei der Priorisierung zu unterstützen und die Stärken einer Immobilie gezielt herauszuarbeiten.

Immobilie vor dem Verkauf aufwerten: Diese Maßnahmen sollten Makler Eigentümern empfehlen

Immobilienmakler sollten Eigentümern vor allem Maßnahmen mit geringem Aufwand und hoher Wirkung empfehlen, denn häufig erzielen bereits kleinere, gut sichtbare Optimierungen vor dem Verkauf den größten Effekt.

1. Kleine Mängel konsequent beseitigen

Lockere Steckdosen, beschädigte Sockelleisten, tropfende Armaturen oder defekte Lichtquellen wirken unwichtig. Im Besichtigungstermin senden sie aber ein klares Signal: Hier wurde nicht sauber gepflegt. Genau solche Details können den Gesamteindruck unnötig verschlechtern.

2. Räume klarer und attraktiver präsentieren

Frische, neutrale Wandfarben, aufgeräumte Flächen, gute Lichtverhältnisse und gepflegte Böden helfen Interessenten dabei, Räume besser wahrzunehmen und ihr Potenzial schneller zu erkennen. Wer eine Immobilie für den Verkauf aufwerten möchte, sollte deshalb auf ein ruhiges und aufgeräumtes Gesamtbild achten. Darüber hinaus kann auch digitales Home Staging dabei helfen, die Vorzüge einer Immobilie in Exposés und Online-Inseraten gezielt hervorzuheben und einen positiven ersten Eindruck zu schaffen.

3. Küche, Bad und Eingangsbereich gezielt aufwerten

Diese Bereiche prägen den ersten Eindruck besonders stark. Nicht jedes ältere Bad muss deshalb komplett saniert werden. Oft reichen neue Armaturen, intakte Fugen, eine bessere Beleuchtung und ein gepflegter Gesamteindruck, um die Immobilie deutlich attraktiver wirken zu lassen.

4. Außenwirkung nicht unterschätzen

Fassade, Hauseingang, Garten, Balkon oder Stellplatz prägen den ersten Eindruck bereits vor der eigentlichen Besichtigung. Gerade bei Einfamilienhäusern und Eigentumswohnungen kann ein gepflegter Außenbereich die Attraktivität der Immobilie deutlich erhöhen und das Interesse potenzieller Käufer stärken.

5. Modernisierungen sichtbar dokumentieren

Haben Eigentümer in den vergangenen Jahren in die Immobilie investiert, sollte das in der Vermarktung klar erkennbar sein. Neue Fenster, Dacharbeiten, ein Heizungstausch, erneuerte Leitungen oder eine Badmodernisierung sind wichtige Informationen für Kaufinteressenten. Sie möchten nachvollziehen können, welche Arbeiten bereits umgesetzt wurden und welche Vorteile sich daraus für sie ergeben.

Maßnahmen zur Wertsteigerung von Immobilien: Was oft überschätzt wird

Kurz vor dem Verkauf investieren Eigentümer häufig in Renovierungsarbeiten, die hohe Kosten verursachen, ohne einen entsprechenden Nutzen für die Vermarktung zu bringen. Das ist oft nicht notwendig, da viele dieser Investitionen die Kaufentscheidung nur gering beeinflussen.

Dazu zählen beispielsweise sehr individuelle Designentscheidungen, teure Premiumküchen oder umfangreiche Umbauten ohne klare Marktlogik. Auch Eigenleistungen ohne nachvollziehbare Dokumentation können problematisch sein. Sie wirken nicht automatisch wertsteigernd und führen im Zweifel eher zu Rückfragen als zu einem höheren Verkaufspreis.

Für Immobilienmakler ist das ein wichtiger Beratungspunkt. Nicht jede Modernisierung erhöht den Marktwert im gleichen Maß. Häufig ist es sinnvoller, auf eine realistische Preisstrategie und eine überzeugende Vermarktung zu setzen, als kurz vor dem Verkauf noch hohe Investitionen zu tätigen.

Die häufigsten Fehler bei der Wertsteigerung vor dem Verkauf

Im Beratungsalltag begegnen Immobilienmaklern immer wieder Eigentümer, die vor dem Verkauf möglichst viel aus ihrer Immobilie herausholen möchten. Dabei investieren sie jedoch häufig in Maßnahmen, die den Verkaufspreis kaum beeinflussen oder sich wirtschaftlich nicht mehr rechnen.

1. Kurzfristig große Umbauten oder Renovierungen durchführen

Kurz vor dem Verkauf werden häufig umfangreiche Renovierungs- oder Umbauprojekte gestartet. Diese verursachen oft hohe Kosten, die sich im späteren Verkaufspreis nicht vollständig widerspiegeln. Besonders individuelle Gestaltungen oder hochwertige Ausstattungen treffen nicht immer den Geschmack der späteren Zielgruppe.

2. Sichtbare Mängel ignorieren

Viele Eigentümer konzentrieren sich auf größere Modernisierungen und übersehen dabei offensichtliche Schwachstellen. Für Kaufinteressenten wirken kleine Defekte häufig stärker als fehlende Luxusausstattung. Bevor größere Investitionen geplant werden, sollten deshalb zunächst die Punkte behoben werden, die bei Besichtigungen sofort ins Auge fallen.

3. Modernisierungen nicht dokumentieren

Selbst hochwertige Investitionen entfalten ihre Wirkung nur dann vollständig, wenn Käufer nachvollziehen können, wann investiert wurde und welchen Nutzen die Maßnahmen bieten. Fehlende Nachweise erschweren die Bewertung des Objekts und führen häufig zu Rückfragen im Verkaufsprozess.

4. Investitionen nicht an der Zielgruppe ausrichten

Nicht jede wertsteigernde Investition passt zu jeder Immobilie. Was für ein hochwertiges Einfamilienhaus sinnvoll sein kann, muss bei einer Kapitalanlage nicht automatisch den gleichen Effekt haben. Modernisierungen und Optimierungen sollten deshalb immer zur erwarteten Zielgruppe passen.

Entscheidend ist daher nicht, welche Maßnahmen am meisten kosten, sondern welche den größten Einfluss auf Nachfrage, Vertrauen und Vermarktungserfolg haben.

Wertsteigerung mit Plan: So setzen Makler die richtigen Prioritäten

Ob sich eine Investition lohnt, hängt nicht von ihren Kosten ab, sondern davon, welchen Einfluss sie auf Verkaufspreis, Vermarktung und Käuferinteresse hat. Diese Checkliste hilft Immobilienmaklern dabei, Eigentümer strukturiert zu beraten und wertsteigernde Maßnahmen zu priorisieren.

1. Zielgruppe definieren

Soll die Immobilie an Eigennutzer, Kapitalanleger, Familien oder Bauträger vermarktet werden? Erst wenn diese Frage klar ist, lässt sich entscheiden, welche Ansätze wirklich sinnvoll sind.

2. Den Ist-Zustand objektiv bewerten

Berücksichtigen Sie nicht nur Lage, Größe und Baujahr, sondern auch den Modernisierungsstand, die Energieeffizienz, die optische Wirkung sowie die Vollständigkeit der Objektunterlagen.

3. Nutzen und Investitionskosten gegenüberstellen

Nicht jede Renovierung führt zu einem höheren Verkaufspreis. Bewerten Sie gemeinsam mit den Eigentümern, welche Maßnahmen die Nachfrage erhöhen, Einwände reduzieren oder die Vermarktung erleichtern.

4. Modernisierungen vollständig dokumentieren

Rechnungen, Zeitpunkte, Gewerke und vor allem der Nutzen sollten nachvollziehbar aufbereitet sein. Gerade bei der Wertsteigerung von Immobilien reicht es nicht, dass investiert wurde. Käufer müssen die Wirkung nachvollziehen können.

5. Den Mehrwert aus Käufersicht kommunizieren

Erklären Sie nicht nur, was modernisiert wurde, sondern auch welchen Vorteil Kaufinteressenten daraus ziehen – etwa geringere Folgekosten, mehr Wohnkomfort oder weniger Modernisierungsbedarf.

Wertsteigerung durch energetische Sanierung: Wann sie besonders sinnvoll ist

Energetische Sanierungen können einen wichtigen Beitrag zur Wertsteigerung leisten, entfalten ihr Potenzial jedoch erst im Zusammenspiel mit Zustand, Lage und Vermarktungsstrategie. Besonders relevant werden sie dann, wenn hohe Betriebskosten, eine schwache Energieeffizienzklasse oder ein deutlicher Modernisierungsstau die Vermarktung erschweren.

Als Immobilienmakler sollten Sie Eigentümer darauf hinweisen, dass nicht jede Modernisierungsmaßnahme sofort umgesetzt werden muss. Häufig reicht es bereits aus, ein nachvollziehbares Sanierungskonzept inklusive möglicher Förderungen und realistischer Kosteneinschätzung vorzulegen. Das schafft Orientierung für Kaufinteressenten und kann die Verhandlungsposition stärken.

Für Immobilienmakler kommt es vor allem darauf an, energetische Maßnahmen richtig einzuordnen. Dabei spielen nicht nur die unmittelbaren Auswirkungen auf den Immobilienwert eine Rolle, sondern auch Themen wie Fördermöglichkeiten, zukünftige Modernisierungspflichten und steigende ESG-Anforderungen. Wer Eigentümer hierzu fundiert beraten möchte, sollte sowohl die Chancen thermischer Sanierungen als auch die wachsende Bedeutung nachhaltiger Immobilienkonzepte im Blick behalten.

Energetische Optimierungen sind ein relevanter Baustein der Wertsteigerung, aber selten der einzige. Erst wenn Zustand, Zielgruppe, Unterlagen und Preisstrategie zusammenpassen, entsteht ein überzeugendes Gesamtbild.

Fazit: Eine Wertsteigerung braucht Strategie

Die Wertsteigerung einer Immobilie ist selten das Ergebnis einer einzelnen Maßnahme. Entscheidend ist vielmehr, die richtigen Prioritäten zu setzen und Investitionen gezielt dort vorzunehmen, wo sie die Vermarktung tatsächlich unterstützen.

Genau hier liegt die Aufgabe von Immobilienmaklern: Sie helfen Eigentümern dabei, sinnvolle Maßnahmen von kostspieligen Fehlinvestitionen zu unterscheiden und eine Strategie zu entwickeln, die zu Objekt, Lage und Zielgruppe passt.

Ob kleinere optische Verbesserungen, vollständige Unterlagen, gezielte Modernisierungen oder energetische Optimierungen – erfolgreich ist vor allem, was den Zustand der Immobilie nachvollziehbar verbessert und potenzielle Käufer überzeugt. So entsteht nicht nur ein attraktiveres Angebot, sondern auch eine fundierte Grundlage für eine fundierte Marktwertermittlung und Vermarktung.

Aktueller Stand: Was hat sich geändert?

Die Geldwäschebestimmungen für Immobilienmakler sind in den §§ 365m bis 365z der Gewerbeordnung 1994 (GewO 1994) geregelt. Für die Praxis in Österreich sind dabei folgende Punkte zentral:

• Immobilienmakler sind als Verpflichtete bei Kauf- und Verkaufstransaktionen (ab 0 Euro) sowie bei Mietverträgen (ab einer monatlichen Nettokaltmiete von 10.000 Euro) erfasst.
• Makler unterliegen einer beidseitigen Prüfpflicht: Es müssen immer beide Vertragsparteien (Käufer & Verkäufer bzw. Mieter & Vermieter) identifiziert werden.
• Verdachtsmeldungen laufen elektronisch über das Webportal goAML an die Geldwäschemeldestelle (A-FIU) im Bundeskriminalamt. Eine präventive Registrierung ist für Makler verpflichtend.

Was ist Geldwäsche?

Wenn wir über das Geldwäschegesetz für Immobilienmakler sprechen, müssen wir direkt einmal definieren, worum es sich bei Geldwäsche genau handelt. Bei der Geldwäsche werden illegal erworbene Gelder in den legalen Bereich, also etwa den Finanz- und Immobilienmarkt, eingespeist, um ihre wahre Herkunft zu verschleiern. Dies geschieht durch eine komplexe Abfolge von Transaktionen, die darauf abzielen, die illegale Herkunft des Geldes zu tarnen und es als legalen Vermögenswert umzusetzen. Diese Vermögenswerte werden wiederum offiziell verkauft, um an „sauber gewaschenes“ Kapital zu gelangen. Diese Mittel fließen häufig wieder in illegale Aktivitäten und dienen z. B. der Terrorismusfinanzierung.

Welche Bedeutung haben die Geldwäschebestimmungen der GewO 1994 für Immobilienmakler?

Immobilienmakler arbeiten mit Transaktionen großer Summen. Dies macht ihr Geschäftsfeld attraktiv für das Verschleiern der illegalen Herkunft von Geldern durch den Kauf oder Verkauf von Immobilien. Immobilienmakler laufen daher Gefahr, unabsichtlich in Geldwäscheaktivitäten verwickelt zu werden. Sie spielen daher eine verantwortungsvolle Rolle bei der Geldwäscheprävention.

Die Geldwäschebestimmungen der Gewerbeordnung (GewO 1994) haben das Ziel, illegale Aktivitäten zu bekämpfen und Transparenz im Immobilienmarkt zu gewährleisten. Immobilienmakler sind gesetzlich verpflichtet, Maßnahmen zur Geldwäscheprävention anzuwenden und verdächtige Transaktionen an die Geldwäschemeldestelle (A-FIU) im Bundeskriminalamt zu melden. Dazu gehören die Identifizierung beider Vertragsparteien, die Feststellung des Status als Politisch Exponierte Person (PEP) sowie die Abfrage des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer (WiEReG).

Nehmen Sie als Immobilienmakler die Bestimmungen der GewO 1994 nicht auf die leichte Schulter: Wer die geforderten Sorgfaltspflichten nicht umsetzt, muss mit schwerwiegenden verwaltungsstrafrechtlichen Konsequenzen rechnen.

Als Unternehmensgründer sollten Sie sich daher unbedingt proaktiv mit den Bestimmungen des Gesetzes auseinandersetzen. Die Verpflichtungen umfassen sowohl die regelmäßige Schulung Ihrer Mitarbeitenden als auch die Implementierung interner Kontrollsysteme.

Welche Pflichten haben Immobilienmakler nach der GewO 1994?

Die Pflichten lassen sich in mehrere Bausteine einteilen. Sie greifen risikoorientiert. Das heißt: Je höher das Risiko, desto genauer müssen Sie prüfen.

1. Risikomanagement einführen: Erstellen Sie eine Risikoanalyse und legen Sie interne Sicherungsmaßnahmen fest.
2. Beide Vertragsparteien identifizieren: Sie müssen stets Käufer und Verkäufer bzw. Mieter und Vermieter überprüfen.
3. Wirtschaftlich Berechtigte klären: Bei juristischen Personen muss der wirtschaftliche Eigentümer über das WiEReG-Register festgestellt werden.
4. Daten dokumentieren und aufbewahren: Halten Sie Prüfschritte, Ergebnisse und Belege nachvollziehbar fest.
5. Mitarbeitende unterrichten: Schulen Sie Ihr Team zu Risiken, Pflichten und internen Abläufen.
6. Verdachtsfälle melden: Erstatten Sie unverzüglich Meldung über das Portal goAML an die Geldwäschemeldestelle (A-FIU) im Bundeskriminalamt.
7. PEP-Prüfung durchführen: Prüfen Sie standardmäßig, ob es sich bei Kunden oder wirtschaftlichen Eigentümern um politisch exponierte Personen handelt.

Risikomanagement: Risikoanalyse und interne Sicherungsmaßnahmen

Ein wirksames Risikomanagement ist die Basis. Dazu gehören eine dokumentierte Risikoanalyse und interne Regeln, mit denen Sie Risiken steuern und senken.

In der Risikoanalyse bewerten Sie zum Beispiel, welche Kundengruppen, Herkunftsländer, Zahlungswege, Objektarten oder Geschäftsmodelle in Ihrem Unternehmen besondere Aufmerksamkeit brauchen. Diese Analyse sollten Sie regelmäßig prüfen und bei Bedarf aktualisieren.

Interne Sicherungsmaßnahmen legen fest, wie Ihr Team in der Praxis vorgeht. Dazu zählen klare Zuständigkeiten, Prüfschritte, Schulungen, Dokumentation, Meldewege und Kontrollen. Für gewöhnliche Maklerbüros besteht keine Pflicht zur Bestellung eines formellen Geldwäschebeauftragten; die unmittelbare Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung.

Kundenidentifikation: Wen und wie müssen Sie prüfen?

Sie müssen zwingend beide Vertragsparteien des vermittelten Geschäfts vor Begründung der Geschäftsbeziehung bzw. vor Abschluss des Vertrags identifizieren (Käufer & Verkäufer bzw. Mieter & Vermieter).

Bei natürlichen Personen erfassen Sie unter anderem:

• Vor- und Nachname
• Geburtsort und Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Wohnanschrift
• Ausweisdokument oder ein anderes zugelassenes Identifizierungsverfahren

Bei juristischen Personen und Personengesellschaften erfassen Sie unter anderem:

• Firma, Name oder Bezeichnung
• Aktueller Auszug aus dem Firmenbuch
• Rechtsform
• Registernummer, falls vorhanden
• Sitz oder Hauptniederlassung
• Namen der gesetzlichen Vertretung
• Eigentums- und Kontrollstruktur

Eine reine Ausweiskopie per E-Mail reicht in der Regel nicht aus. Die Identität muss mit einem zugelassenen Verfahren geprüft werden. Bestehen Zweifel an bereits erhobenen Daten, müssen Sie erneut prüfen.

Wirtschaftliche Eigentümer (WiEReG) und PEP-Status

Bei juristischen Personen reicht es nicht, nur die Vertretungsorgane zu erfassen. Sie müssen den wirtschaftlichen Eigentümer feststellen und dazu einen Auszug aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer (WiEReG) heranziehen.

Das WiEReG-Register ist dafür ein wichtiger Prüfpunkt. Die Angaben müssen aber sauber mit den Informationen des Vertragspartners abgeglichen werden. Die Erhebung der Angaben allein aus dem Transparenzregister genügt nicht, um die Pflicht vollständig zu erfüllen.

Zusätzlich muss bei jeder Überprüfung der Status als Politisch Exponierte Person (PEP) erhoben und dokumentiert werden. Bei PEPs oder Geschäftsbeziehungen mit Hochrisikoländern greifen verstärkte Sorgfaltspflichten (z. B. Zustimmung der Geschäftsleitung, Herkunftsnachweis der Mittel).

Operative Pflichten bei der Vermittlung

Zahlungsabwicklung im österreichischen Immobiliengeschäft

In Österreich gibt es zwar kein explizites gesetzliches Barzahlungsverbot für Immobilienkäufe wie in anderen EU-Ländern. In der Praxis werden Immobiliengeschäfte jedoch fast ausnahmslos über notarische oder anwaltliche Treuhandkonten abgewickelt, wodurch reine Bargeldtransaktionen faktisch ausgeschlossen sind.

Gleichwohl gilt für Makler: Unklare Zahlungswege, ungewöhnliche Transaktionsmuster und eine nicht nachvollziehbare Herkunft der Mittel (Source of Funds) bleiben wesentliche Risikoindikatoren, die genauer zu prüfen sind.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Dokumentieren Sie alle relevanten Prüfschritte nachvollziehbar. Dazu gehören Identifizierungsdaten beider Vertragsparteien, Ausweisbelege, WiEReG-Auszüge, PEP-Selbsterklärungen, Risikobewertungen und gegebenenfalls Nachweise zur Mittelherkunft.

Die Aufbewahrungsfrist für Sorgfaltsbelege beträgt nach § 365y GewO 1994 grundsätzlich fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung. Beachten Sie jedoch, dass steuerrechtlich relevante Belege gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) für sieben Jahre aufzubewahren sind.

Schulungspflicht nach § 365z GewO 1994

Die Unterweisung der Mitarbeiter ist keine reine Empfehlung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung gemäß § 365z Abs. 7 GewO. Schulungsinhalte umfassen Risikovermeidung, Identifizierung, Datenschutz sowie das Verhalten im Verdachtsfall.

Gerade bei neu gegründeten Maklerunternehmen lohnt es sich, diese Prozesse direkt mitzudenken: Wer früh klare Regeln schafft, spart später Zeit und senkt das Risiko von Fehlern.

Verdachtsmeldung: Wann und wie müssen Sie die A-FIU informieren?

Besteht der begründete Verdacht auf Geldwäsche (§ 165 StGB) oder Terrorismusfinanzierung (§ 278d StGB), muss unverzüglich die Geldwäschemeldestelle (A-FIU) im Bundeskriminalamt informiert werden.

Die Verdachtsmeldung erfolgt ausschließlich elektronisch über das Webportal goAML. Eine Registrierung auf goAML ist für Immobilienmakler vorsorglich verpflichtend.

Wichtig: Es gilt ein striktes Informationsverbot (Tipping-off-Verbot gemäß § 365w GewO). Dem Kunden darf unter keinen Umständen mitgeteilt werden, dass eine Verdachtsmeldung erstattet wurde oder ein Ermittlungsverfahren läuft.

Informieren Sie die betroffene Partei nicht über eine geplante oder abgegebene Verdachtsmeldung. § 365w GewO enthält dafür ein eigenes Verbot der Informationsweitergabe.

Welche Folgen drohen bei Verstößen?

Wer Pflichten aus den §§ 365m ff. GewO verletzt, riskiert Verwaltungsstrafen von bis zu 30.000 Euro bei fahrlässigen Verstößen und bis zu 1 Million Euro (oder das Zweifache des erzielten Gewinns) bei schwerwiegenden oder systematischen Pflichtverletzungen.

Zusätzlich drohen öffentliche Bekanntmachungen der Sanktionen („Naming & Shaming“) sowie bei beharrlichen Verstößen der Gewerbeentzug durch die Bezirksverwaltungsbehörden.

GWG-Angaben step-by-step sauber dokumentieren

GWG-Angaben lassen sich über eine gute Immobiliensoftware perfekt abbilden. onOffice enterprise bietet Ihnen strukturierte Möglichkeiten, GWG-relevante Angaben in Ihrer Adressverwaltung zu erfassen und Prozesse in Ihrem Team einfacher abzubilden.

Für Angaben zum Geldwäschegesetz gibt es in onOffice enterprise eine eigene Kategorie. Dort lassen sich relevante Felder anlegen und pflegen, zum Beispiel Daten aus Ausweisdokumenten oder Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten.

Step 1: Kategorie mit Feldern aktivieren

Ist die Kategorie zum GwG bei Ihnen noch nicht freigeschaltet, können Sie diese in der Administration aktivieren.

Gehen Sie dafür zu Extras > Einstellungen > Administration > Reiter: Einstellungen. Wählen Sie im Dropdown-Menü Modul die Adressverwaltung. Öffnen Sie rechts über den Stift den Karteireiter, auf dem Sie die Kategorie platzieren möchten. Unten in der Mitte können Sie über das Dropdown-Menü neue Kategorien hinzufügen. Wählen Sie die Kategorie Geldwäsche-Gesetz. Über Neu anlegen wird die Kategorie auf dem Karteireiter platziert.

Step 2: Adressvervollständigung

Mit der Adressvervollständigung senden Sie Ihren Kunden ein Online-Formular. Dort können fehlende Daten ergänzt werden. Aktivieren Sie dafür die benötigten Geldwäschegesetz-Felder unter Extras > Einstellungen > Administration > Reiter: Eingabefelder, Modul: Adressverwaltung; Kategorie: Geldwäsche-Gesetz. Für die Adressvervollständigung setzen Sie das Häkchen in der Spalte AV.

Sobald die Felder aktiv sind, erscheinen im Pop-up für die Adressvervollständigung unter Weitere Aktionen > Adressvervollständigung zwei Modi: Adresse mit GWG und Adresse mit Suchkriterien und GWG. Die Abfrage lässt sich außerdem per Makro in individuelle Vorlagen integrieren.

Bitte beachten Sie: Kundeneingaben ersetzen nicht Ihre Prüfung. Sie müssen Angaben weiterhin verifizieren und Ihre Bewertung dokumentieren.

Step 3: Abfrage des Geldwäschegesetzes über Makro

Die Abfrage der Felder zum Geldwäschegesetz lässt sich außerdem per Makro in Ihre individuellen Vorlagen integrieren.

Das Makro ist modular aufgebaut: _Adr_Vervollstaendigung(x,y,z)

• x = “Adresse mit GWG” oder “Adresse/Suchkriterien mit GWG” bezeichnet die beiden neuen Modi.
• y = “neu” oder “alt” bezeichnet, ob nur neue Suchkriterien angelegt oder auch bestehende bearbeitet werden können.
• z = “html” oder “txt” bezeichnet das Format. Die Angabe “html” gibt den Link zum Online-Formular als Hyperlink aus. Dieser Parameter ist optional.

Das Makro verfügt über weitere Parameter, mit denen Sie die Ausgabe des Formulars beim Empfänger steuern können. Eine ausführliche Erläuterung der Parameter finden Sie in der Online Hilfe.

Fazit: Gute Prozesse zahlen sich aus

Die Geldwäscheprävention nach der Gewerbeordnung (GewO 1994) ist für Immobilienmakler kein Randthema. Es gehört zu den grundlegenden Pflichten im Makleralltag. Wer Risikoanalyse, Identifizierung, Dokumentation, Schulungen und Meldewege sauber organisiert, arbeitet sicherer und spart im Tagesgeschäft Zeit.

Mit onOffice enterprise halten Sie § 365m ff. GewO-relevante Informationen strukturiert fest und schaffen klare Abläufe für Ihr Team. So bleiben wichtige Angaben nachvollziehbar und Sie sind für Prüfungen besser vorbereitet.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Die 3 Säulen der Nachhaltigkeit

Denken wir an das Thema Nachhaltigkeit, kommen uns häufig zunächst ökologische Aspekte in den Sinn, wie Klimawandel und CO2-Fußabdruck. Dabei baut Nachhaltigkeit auf drei Säulen auf, die sich gegenseitig beeinflussen:

• Ökologie: Schutz der Umwelt und natürlichen Ressourcen, um natürliche Systeme zu erhalten und zu regenerieren.
• Ökonomie: Schaffung und Aufrechterhaltung eines stabilen Wirtschaftswachstums, mit Fokus auf langfristigen wirtschaftlichen Aktivitäten, die nicht auf Kosten der Umwelt oder sozialer Gerechtigkeit gehen.
• Soziales: soziale Gerechtigkeit, Gleichberechtigung, Arbeitsbedingungen und Gesundheit, zur Schaffung einer Gesellschaft, in der alle Menschen ein würdiges Leben führen und soziale Konflikte minimiert werden.

ESG-Kriterien für Nachhaltigkeit in der Immobilienwirtschaft

Die genannten Punkte sind auch als ESG-Kriterien bekannt und schaffen eine Orientierung für die Immobilienwirtschaft. Sie bieten Unternehmen Anhaltspunkte zur Teilnahme an und Stärkung einer nachhaltigen wirtschaftlichen Entwicklung. In der Immobilienbranche gelten sie als Standardkriterien für nachhaltige Anlagen und Entscheidungen von Immobilieneigentümern, Unternehmen und der Gemeinde. ESG steht für Environment, Social und Governance – auf Deutsch Umwelt, Soziales und Unternehmensführung. Die Kriterien helfen dabei, Nachhaltigkeit von Immobilien ganzheitlich zu bewerten: von Energieverbrauch und Baustoffen bis hin zu Barrierefreiheit, Transparenz und verantwortungsvoller Unternehmensführung.

E wie Environment: Dieser Punkt betrachtet die Immobilie in Bezug auf den Klima- und Umweltschutz. Wie viele Quadratmeter betragen die Grünflächen? Werden erneuerbare Energien genutzt und Ressourcen geschont? Wie klimabewusst gestaltet sich das Abfallmanagement?

S wie Social: Im Mittelpunkt stehen die Mitarbeitenden und ihre Gesundheit sowie Arbeitssicherheit und Nutzungskomfort. Dabei spielen innerhalb eines Unternehmens Themen wie Diversität, Chancengleichheit und Inklusion eine Rolle, aber auch das Engagement nach außen. Im Hinblick auf Immobilien zählen hierzu unter anderem Aspekte wie gemeinnütziger Wohnbau, Senioren- oder studentisches Wohnen sowie Barrierefreiheit innerhalb und außerhalb der Räumlichkeiten.

G wie Governance: Hierbei geht es um eine nachhaltige Unternehmensführung, die Ökologie und Soziales nicht vernachlässigt. Unternehmen sollen langfristig gewinnbringend wirtschaften und eine gute Lebensqualität sowie den Erhalt der Umwelt sicherstellen.

Ökologische Nachhaltigkeit bei Immobilien

Welche Punkte sind für Makler relevant, um in der Immobilienwirtschaft zum Klima- und Umweltschutz beizutragen?

Energieeffizienz als wichtigster Faktor

Nachhaltige Immobilien zeichnen sich besonders durch ihre allgemeine energetische Qualität aus. Diese ergibt sich in erster Linie aus der bautechnischen Umsetzung der Fenster, Türen oder Wärmebrücken. Die energetischen Vorgaben für Gebäude werden in Österreich durch die OIB-Richtlinie 6 („Energieeinsparung und Wärmeschutz“) vorgegeben, die in den Bauordnungen der neun Bundesländer verankert ist. Für Immobilienmakler ist dabei besonders das Energieausweis-Vorlage-Gesetz (EAVG) relevant: Es verpflichtet Verkäufer, Vermieter und Makler, bereits im Inserat den Heizwärmebedarf (HWB) und den Gesamtenergieeffizienz-Faktor (fGEE) anzugeben sowie den Energieausweis rechtzeitig vorzulegen. Plus: Energieeffizientes Bauen und Wohnen spart langfristig Kosten ein. Daher stellen sich Bauherren nun nicht mehr die Frage, ob, sondern durch welche Maßnahmen sie energieeffiziente Aspekte berücksichtigen und integrieren.

Ökologische Baustoffe als Basis

Nachhaltige Immobilien schonen Ressourcen und sparen Energie, Wasser und Material. Um dieses Ziel zu erreichen, werden bereits in der Bauplanung ökologische Baustoffe verwendet und über kurze Wege von der Produktionsstätte zur Baustelle transportiert. Diese Baustoffe bestehen aus natürlichen, meist nachwachsenden Rohstoffen und enthalten in der Regel keine chemischen Zusatzstoffe. In vielen Fällen sind die Materialien außerdem wiederverwertbar. Dies reduziert den Energiebedarf bei der Produktion erheblich, wodurch weniger Emissionen von Schadstoffen wie CO2 in die Luft gelangen. Ein weiterer Vorteil liegt in der unbedenklichen Entsorgung, da sie durch den Verzicht auf chemische Bausubstanzen weder dem Grundwasser noch dem Erdreich schaden.

Ökologisch bedeutet jedoch nicht gleich nachhaltig: Gestalten Sie eine umweltfreundliche Immobilie, prüfen Sie in jedem Fall, woher die Bauprodukte stammen. Denn je nachdem, in welchem Land beispielsweise das Holz geschlägert wurde, gilt der Nachhaltigkeitsaspekt nicht mehr. Zusätzlich ist nicht jeder ökologische Baustoff gesund, da auch in der Natur gesundheitsschädigende Substanzen vorkommen. Berücksichtigen Sie deshalb, ob der Baustoff eines der geprüften Labels trägt. So können Sie sicher sein, ökologisches, gesundes und gleichzeitig nachhaltiges Material zu verwenden.

Gestaltung einer nachhaltigen Wohnimmobilie

Neben ökologischen Baustoffen, die vorrangig für Neubauten infrage kommen, existiert eine Vielzahl von Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen, mit denen sich bestehende Immobilien nachhaltig umrüsten lassen. Dazu zählen beispielsweise moderne Wärmepumpenheizungen in Kombination mit Solarthermie und Photovoltaikanlagen. Sie nutzen erneuerbare Energiequellen, um Strom oder Wärme zu erzeugen. Damit trägt die Immobilie aktiv zur Energiewende bei.

Es muss aber nicht immer eine komplette Sanierung sein: Auch durch Smarthome-Anwendungen lässt sich effektiv Energie sparen. Zu den intelligenten Technologien zählen unter anderem smarte Heizkörperthermostate oder Lampen mit Bewegungs- und Tageslichtsensor.

Ökonomische Nachhaltigkeit in der Immobilienwirtschaft

Wie können Makler ihr Unternehmen nachhaltig führen, um langfristig erfolgreich zu sein und eine gute Lebensqualität sicherzustellen?

Grünes Image ganzheitlich aufbauen

Das Konzept nachhaltige Immobilien eignet sich dank steigender Nachfrage als eigene Marketingstrategie für Makler. Viele Immobilienbüros setzen bewusst auf die Vermarktung energieeffizienter Objekte und sprechen somit einen spezifischen Markt an.

Allerdings sollten Sie sich auch über das Immobilienmarketing hinaus überlegen, welche Maßnahmen Sie im eigenen Unternehmen vornehmen können, um sich als nachhaltig auszuzeichnen. Denn ein Makler, der bei seinem Portfolio und seiner Imagewerbung auf energieeffiziente Immobilien setzt, selbst aber nicht auf seinen Stromverbrauch achtet, verliert an Glaubwürdigkeit. Ihr Ruf ist als Makler Ihr Kapital, darum sollten Sie den schonenden Umgang mit Ressourcen selbst vorleben.

Nachhaltige Gewerbeimmobilien

Nicht nur in Wohnimmobilien machen sich nachhaltige Maßnahmen bezahlt: Insbesondere mit umweltbewussten Gewerbeimmobilien sparen Unternehmen Kosten und profitieren langfristig. Die Maßnahmen, die für Wohnimmobilien gelten, können hier ebenfalls im großen Stil umgesetzt werden. Vor allem durch den Imagegewinn erfreuen sich nachhaltige Unternehmensstandorte wachsender Beliebtheit. So bereichert eine Fassadenbegrünung oder Bepflanzung des Grundstücks nicht nur die Tier- und Umwelt, sondern steigert durch den einladenden Park-Charakter auch die Lebensqualität der Mitarbeiter. Eine Dachbegrünung dient zudem als natürliche Klimaanlage, die im Winter die Wärme dämmt und im Sommer vor Hitze schützt.

Papier durch digitale Lösungen ersetzen

Das Ausdrucken läuft über einen Klick, schnell werden Dokumente verlegt und mehrfach neu ausgedruckt – der Papierverbrauch ist besonders in Büros häufig unnötig hoch. Es gibt viele Wege, hier als Makler ressourcenschonender zu agieren.

Digitalisierung ist der erste Schritt zum papierlosen Büro. onOffice enterprise ist als Immobiliensoftware genau darauf ausgelegt, Ihre Daten und Prozesse umfassend zu digitalisieren. Das System bietet zentralen, bzw. rollenbasierten Zugriff auf alle wichtigen Daten und Dokumente. Auch die Bearbeitung von unterwegs, die besonders für Makler eine zentrale Rolle spielt, ist mit der zugehörigen App kein Problem. Sie sparen nicht nur Zeit bei der Datenpflege und Verwaltung, sondern müssen zukünftig auch keine Aktenordner voller Papier-Dokumente in Ihren Büroräumen unterbringen.

Sie drucken Exposés noch aus, um sie in Ihrem Ladenfenster zu präsentieren? Für eine zeitgemäße und ansprechende Präsentation bietet sich ein besserer Weg an: Mit dem onOffice Schaufenster-TV können Sie Ihr Immobilienportfolio dank Echtzeit-Aktualisierung jederzeit in Ihrem Büro ausspielen. Auch das Ausdrucken von Exposés für Interessenten lässt sich leicht umgehen und so Papier einsparen. Mit dem PDFdesigner erstellen und versenden Sie Immobilienexposés digital oder zeigen Sie auf Ihrem Tablet vor. So nutzen Sie digitale Exposés gleich auf zwei Wegen und vermeiden effektiv Papierverbrauch.

Die interne Kommunikation läuft in Ihrem Unternehmen über ein Schwarzes Brett, Notizen und Post-its? Dabei fällt unnötiger Papiermüll an. So ist es schwierig, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die Informationen erhalten. Auch hier bietet onOffice mit dem Intranet eine optimale Lösung zur zentralen Informationsübermittlung.

Strom sparen leicht gemacht

Den Stromverbrauch reduzieren Sie bereits durch das Ausschalten von Geräten und Lampen nach Feierabend. Sparen Sie sich den Energieverbrauch von Computern, Druckern und Scannern im Stand-by-Betrieb ganz einfach durch Steckdosenleisten mit Schalter. Setzen Sie bei Computer und Laptop auf den automatischen Ruhemodus und das selbstständige Herunterfahren bei Nichtgebrauch. Achten Sie auf energiesparende LED-Beleuchtung und bei der Wahl Ihres Stromanbieters auf Öko-Strom.

CO2-Emissionen effektiv vermeiden

Als Immobilienmakler legen Sie viele Wege zurück: zu Besichtigungen, Notarterminen oder Vertragsverhandlungen mit Eigentümern und Interessenten. Mit einigen Tipps reduzieren Sie trotzdem Ihren Schadstoffausstoß.

Ist es für Sie möglich, das Auto auch mal durch Fahrrad oder öffentliche Verkehrsmittel zu ersetzen? Haben Sie bereits ein E-Auto oder kommt es für Sie in Frage? Dadurch sparen Sie bereits einige Ihrer CO2-Emissionen ein.

Außerdem lassen sich viele Termine online durchführen. Seit der Corona-Pandemie sind Online-Termine kaum noch wegzudenken. Sie lohnen sich nicht nur für Ihre Umweltbilanz, sondern sparen auch Zeit. onOffice enterprise hält hierfür ein passendes Feature bereit: Dank des ReadyToMeet-Features organisieren Sie Videokonferenzen mit wenigen Klicks und hinterlegen sie beispielsweise im Kalender als Terminort. Dieser ermöglicht es Ihnen außerdem, alle Termine sorgfältig zu planen und zu koordinieren. Er bietet zudem ein Termin-Karten-Widget, das die Zieladressen auf einer digitalen Map anzeigt. So planen Sie Ihre Termine übersichtlich, legen eine effiziente Fahrtroute fest, fahren kürzere Wege und sparen Kraftstoff.

Soziale Nachhaltigkeit in der Immobilienbranche

Welche Punkte sind für Unternehmer wichtig, um soziale Verantwortung zu übernehmen?

Arbeitsbedingungen

Sie führen ein Maklerbüro mit mehreren Mitarbeitenden? Dann haben Sie ihnen gegenüber eine soziale Verantwortung. Alle Angestellten sollten ein Recht auf Gleichberechtigung, faire Vergütung und Chancengleichheit haben, unabhängig von z. B. Geschlecht, Religion oder Herkunft. Es ist wichtig, ihnen sichere Arbeitsbedingungen sowie Möglichkeiten zur Weiterbildung und Entwicklung zu bieten.

Kunden und Partner langfristig binden

Auch langfristige Kunden- und andere Geschäftsbeziehungen sind Teil von sozialer Nachhaltigkeit. Transparente Kommunikation, Gewährleistung eines hohen Dienstleistungsstandards sowie eines guten Services sind Punkte, die es zu berücksichtigen gibt. Als onOffice enterprise Nutzer haben Sie dazu verschiedene Möglichkeiten. Einige Beispiele:

• Lassen Sie den Anfragenmanager automatisch Ihre Portalanfragen beantworten und stellen Sie so sicher, dass die Kommunikation flüssig läuft.
• Nutzen Sie den Prozessmanager, um Ihre Workflows zu digitalisieren und zu optimieren. Automatisieren Sie Prozesse, um Ihren Kundenservice zu verbessern.
• Schicken Sie Ihren Eigentümern regelmäßige Reportings, um Transparenz zu wahren.
• Halten Sie Interessenten und Kunden über regelmäßige Newsletter auf dem Laufenden.
• Vereinfachen Sie Ihren Kontakten mit dem automatischen Exposéversand die Suche nach der Traumimmobilie.

Soziales Engagement

Setzen Sie sich auch für soziale Projekte, Initiativen oder Vereine ein. Das kann von ehrenamtlichen Tätigkeiten bis Spenden oder Sponsoring vieles sein. Damit tun Sie nicht nur was Gutes, sondern stärken auch Ihr Image.

Praxis-Guide: Nachhaltigkeit Immobilien im Makleralltag umsetzen

So setzen Makler die Nachhaltigkeit der Immobilien konkret um:

1. Energieeffizienz verständlich erklären

• Energieausweis aktiv im Gespräch nutzen
• Sanierungspotenziale einfach aufzeigen (z. B. Dämmung, Heizung)

2. Digitale Prozesse nutzen

• Digitale Exposés statt Papier
• Online-Besichtigungen zur Reduktion von Fahrten
• klassische Objektmappen → interaktive Unterlagen

3. Nachhaltige Vermarktung

• Nachhaltige Merkmale aktiv hervorheben (z. B. PV-Anlage, Dämmung)
• Transparente Angaben zu Energiekennwerten

4. Büro & Prozesse optimieren

• Ökostrom nutzen
• Papierverbrauch reduzieren
• CRM-Systeme effizient einsetzen

Nachhaltig in die Zukunft

Nachhaltigkeit in der Immobilienbranche hat viele Aspekte, die es zu beachten gibt. Zum einen gibt es ökologische Faktoren, die sich hauptsächlich auf die Schaffung von nachhaltigen Immobilien beziehen. Zum anderen ist es besonders für Unternehmer wichtig, Nachhaltigkeit auch ökonomisch und sozial zu betrachten. Um langfristig als Makler erfolgreich zu sein, setzen Sie sich also neben der Vermarktung nachhaltiger Immobilien auch damit auseinander, wie Sie Kunden- und Geschäftsbeziehungen stärken. Gestalten Sie Ihren Alltag und Ihre Prozesse grüner und bieten Sie Ihren Mitarbeitenden einen sicheren Arbeitsplatz, wirkt sich das auch positiv auf Ihr Image aus. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten. Wenn Sie Ihre Maklerprozesse nachhaltiger gestalten möchten, prüfen Sie zuerst papierintensive Abläufe, digitale Exposés, Terminplanung und Kundenkommunikation – und optimieren Sie diese Schritt für Schritt.

Kennzeichnung für KI-generierte Bilder

Bilder, die mit dem Image Optimizer oder dem Virtual Staging Service des onOffice AI Studios erstellt werden, erhalten im Dateititel automatisch den Zusatz „KI-generiert“.

Elektronische Widerrufsfunktion: optimierte Link-Einstellungen

Bei Nutzung des Permanent-Links (Agreementlink) der elektronischen Widerrufsfunktion muss die Option „Vertragsdaten übernehmen“ aktiviert werden, um Adress- und Immobiliendaten zu übertragen.

Elektronische Widerrufserklärung: CI-Schriftfarbe übernommen

Das Online-Formular für die elektronische Widerrufserklärung übernimmt die in den Grunddaten der Grundeinstellungen hinterlegte CI-Schriftfarbe.

Umbenennung des Reiters „Widerruf“ zu „Maklervertrag“

Der Reiter „Widerruf“ in den Grundeinstellungen wurde in „Maklervertrag“ umbenannt. Die Konfigurationen für den Agreementlink bleiben an dieser Stelle bestehen.

Keine Leerübertragungen beim Massenteilabgleich

Wenn bei einem Massenteilabgleich keine geänderten Immobilien vorliegen, übermittelt onOffice enterprise keine leeren Übertragungsdateien mehr an Portale.

API-Call: Schreibschutz für Termine

Ein neuer API-Call ermöglicht das Setzen eines Schreibschutzes für einzelne Termine. Dadurch wird der Schreibzugriff über die Datensatzrechte entzogen.

Impressum in Teilabgleichen übertragen

Wenn die Übertragung von Impressumsdaten in der Portalkonfiguration aktiviert ist, sendet das System diese Daten auch bei Teilabgleichen an die Portale.

Rechte-Export: alle Rechte im Überblick

Der Rechte-Export über die Benutzerliste gibt den vollständigen Umfang aller vergebenen Benutzerrechte statt nur der Hauptmodule aus.

Newsletter-Abmeldelink ohne Adress-Betreuer

Der Link zur Abmeldung vom Newsletter funktioniert auch dann, wenn der betreffenden Adresse kein Betreuer zugewiesen ist.

Angepasstes Layout der Benutzerliste in Templates

Unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Templates (zweiter Reiter der Detailansicht) nutzt die Liste der zugewiesenen Benutzer nun das Layout der Standard-Benutzerliste.

Versetzen individueller Kategorien in der Adress- und Objektverwaltung

Eigene Kategorien in der Adress- und Objektverwaltung sind nicht mehr fest an einen bestimmten Reiter gebunden. Individuell erstellte Kategorien lassen sich in andere Hauptreiter spiegeln oder verschieben. Bei dem Versuch, die letzte verbliebene Kategorie zu löschen, erhalten Sie eine hilfreiche Fehlermeldung, die Sie vor unbeabsichtigten Aktionen bewahrt.

Präzisere OpenImmo-Übertragung für Immobilienanlagen

Bei der Übertragung von Immobilienanlagen an OpenImmo-Portale fließen ausschließlich aktive Einheiten in die Preis- und Flächenspannen ein. Verkaufte oder vermittelte Einheiten werden ausgeschlossen.

CAD-Austauschdateien in Immobilien

In der Immobilienverwaltung können Sie für die Dateikategorie „CAD-Austausch“ ab sofort auch Dateien in den Formaten DWG und GAEB hochladen und nutzen. Diese Formate sind im Bauwesen gebräuchlich, um Baupläne und Ausschreibungsdaten auszutauschen.

Verknüpfung der Aktivität „Immobilienvervollständigung“

Sobald eine Immobilienvervollständigung ausgefüllt wird, wird die zugehörige Aktivität sowohl beim Objekt als auch in den Kontaktdaten des Eigentümers dokumentiert.

„Letzte Aktion“ beim Löschen von Aktivitäten

Beim Löschen einer Aktivität setzt das System das Datum der „Letzten Aktion“ automatisch auf den vorherigen gültigen Wert zurück.

Eindeutige Dateinamen für Exposé-Downloads bei Maklerverträgen

Ab sofort generiert das System beim Herunterladen von Exposé-Dateien als ZIP-Archiv automatisch einen eindeutigen Dateinamen. Das erleichtert Ihren Kunden die Zuordnung, besonders wenn mehrere Objekte gleichzeitig angefragt wurden. Bei Maklerverträgen mit Immobilienverknüpfung (Standard) folgt die Benennung diesem Schema: Dokumente_Expose_Immobilie_[ImmoNr].zip
Beispiel: Dokumente_Expose_Immobilie_28.zip

Kennzeichnung privater Termine für Teilnehmer des Termins

Ein Schloss-Symbol in der Kalender-Kachel zeigt an, ob ein Termin als privat oder vertraulich gekennzeichnet ist.

Formatierung der Aktivitäten bei Preisänderungen

Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Tab „Sonstiges“ lässt sich die automatische Erstellung von Aktivitäten bei Preisänderungen aktivieren. Der Beschreibungstext dieser Aktivitäten wurde überarbeitet und strukturierter formatiert.

Direkter Aufruf der Objekt-URL

Das Feld „URL zum Objekt“ im Reiter Vermarktung enthält einen direkten Link. Die verknüpfte Webseite öffnet sich per Klick auf die Feldbezeichnung.

Neue Distanzfelder in der Immobilienverwaltung

In der Immobilienverwaltung stehen neue Felder für Distanzen zur Sekundarschule, Berufsschule und zum Bachillerato bereit. Über den Marketplace-Dienst „Geolyzer 2.0“ werden diese Felder automatisch befüllt.

Neuer Portalfilter für übersichtlichere Eingabemasken

Administratoren können Eingabefelder und Schlüssel ab sofort direkt an bestimmte Portale koppeln. Ist ein Portal in Ihrem System nicht aktiv, blendet onOffice enterprise die dazugehörigen Felder für Sie automatisch aus. Das sorgt für eine aufgeräumte Benutzeroberfläche und schützt vor Fehleingaben bei Ihren Objekten und Adressen.

Vereinfachter Aufgabenstatus

Das Feld „Stand Bearbeitung“ bei Aufgaben wurde entfernt. Aufgaben enthalten nur noch die Statuswerte „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“, „Klärungsbedarf“ und „Zurückgestellt“.

Mehr Übersicht in der Aktionsleiste bei Aufgaben

Die Aktionsleiste in der Aufgabendetailansicht ist nun übersichtlicher: Die Hauptaktionen „Aufgabe erledigen / reaktivieren“ sowie „Timetracking starten / stoppen“ sind ab sofort rechtsbündig ausgerichtet und visuell hervorgehoben. Das sorgt für eine klare Trennung zu den übrigen Menüeinträgen.

Sicherheits-Update beim Passwort-Reset

Bei einem Passwort-Reset gibt das System die Ziel-E-Mail-Adresse nicht mehr in der Bestätigungsmeldung aus.

onOffice App

Neue Features in der iOS- und Android-App

Administrationshinweise zu Immobilien- und Adressdatensätzen

Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Hinweise definierte Hinweise zu Immobilien- und Adressdatensätzen werden beim Öffnen des jeweiligen Datensatzes nun auch in der onOffice App angezeigt.

Neue Features in der iOS-App

E-Mails mit KI zusammenfassen

Lassen Sie E-Mails direkt in der onOffice App per KI zusammenfassen. Tippen Sie dazu in der E-Mail-Detailansicht oben rechts auf „Zusammenfassen“. Die Verarbeitung erfolgt lokal auf Ihrem Gerät, ohne dass Ihre E-Mail-Inhalte dieses verlassen – ein echtes Plus für den Datenschutz. Voraussetzung für diese Funktion ist Apple Intelligence (verfügbar auf iPhone 15 Pro oder neuer).

E-Mails an getrennte Empfänger senden

Die Funktion „Getrennte Empfänger“ steht Ihnen nun auch in der App zur Verfügung. Damit senden Sie eine E-Mail gleichzeitig an mehrere Personen, wobei jeder Empfänger eine eigene, personalisierte Nachricht erhält und die anderen Empfänger nicht sehen kann. Die Funktion finden Sie, wenn Sie im E-Mail-Editor unten auf das Adress-Icon tippen und im Menü „Getrennte Empfänger“ auswählen.

Benutzerkürzel im Adresszuordnungsdialog

Bei der Adresszuordnung einer E-Mail wird in der Trefferliste das Benutzerkürzel des zuständigen Betreuers in Klammern neben dem Namen angezeigt.

Exposé-Versand aus dem E-Mail-Reader optimiert

Ist im E-Mail-Reader eine Immobilie zugeordnet, wählen Sie über das Antwort-Menü die Option „Exposé versenden“ aus. Anschließend öffnet sich der E-Mail-Editor, in dem die passende Kombination aus Vorlage und Exposé bereits vorausgewählt ist.

Verbesserte Offline-Nutzung

Termine, Aufgaben und Aktivitäten können offline angelegt oder bearbeitet werden. Die App speichert die Daten lokal und synchronisiert sie sowie Dateiuploads automatisch bei bestehender Internetverbindung.

onOffice WP-Websites

Favicon-Upload über das Backend

Das Favicon wird über eine Upload-Schnittstelle im WordPress-Backend verwaltet (WP-Website >> Globale Einstellungen >> Seiten: Favicon).

Flexible Layout-Option für den Block Erfolgszähler

Beim Block „Erfolgszähler“ lassen sich Überschrift und Beschreibungstext nebeneinander anordnen.

Service-Portal für WP-Websites

Konfiguration kumulierter Statistiken

Kumulierte Statistiken bei Eigentümer-Immobilien im Service-Portal können für das Frontend ausgeblendet werden (Einstellungen unter: onOffice WP-Websites >> Eigentümer Reporting >> Gestaltung Statistiken).

Verifizierung zusätzlicher URLs

Weitere URLs lassen sich verifizieren, um Service-Portale auf unterschiedlichen Websites einzubinden. Die Verwaltung erfolgt zentral über einen Mandanten.

Vereinfachter Dokumentenupload

Beim Upload von Dokumenten durch Eigentümer entfällt die manuelle Zuordnung der Dokumentart. Der Upload erfolgt über ein einziges Eingabefeld.

onPointment

Filterung nach Benutzergruppen

Bei der Terminkonfiguration lässt sich festlegen, dass nur Benutzer aus der eigenen Gruppe in der Auswahl angezeigt werden.

Nachrichtenfeld bei Buchungen

Im onPointment Frontend steht ein Formularfeld für persönliche Mitteilungen bei der Terminbuchung zur Verfügung. Diese Nachricht wird per E-Mail versendet und nicht im Termin als Notiz gespeichert.

AGB-Checkbox

Das onPointment Buchungsformular enthält eine konfigurierbare Checkbox zur Zustimmung der AGB.

Globale Datenschutzeinstellung

Ein neuer Tab ermöglicht das Hinterlegen einer globalen Datenschutz-URL, die bei neuen Konfigurationen standardmäßig übernommen wird und individuell angepasst werden kann.

Marketplace-News

Neuer Service: Noa Cowork

Noa Cowork ist ein telefonischer KI-Assistent für onOffice enterprise. Per Sprachanweisung lassen sich E-Mails versenden, Aufgaben und Termine verwalten sowie Aktivitäten direkt bei Kontakten und Immobilien dokumentieren. Alle Aktionen sind individuell steuerbar und in onOffice enterprise nachvollziehbar – auch unterwegs und innerhalb weniger Minuten einsatzbereit.

Update: propform.io

propform ist bereits in Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügbar. Ab dem 1. September 2026 können Sie diesen Service auch in Italien, Spanien und Kroatien nutzen. Damit verbunden sind neue Sprachoptionen: Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch stehen Ihnen nun zur Verfügung.