Geldwäschegesetz: Darauf müssen Sie als Immobilienmakler achten

Aktueller Stand: Was hat sich geändert?

Die Geldwäschebestimmungen für Immobilienmakler sind in den §§ 365m bis 365z der Gewerbeordnung 1994 (GewO 1994) geregelt. Für die Praxis in Österreich sind dabei folgende Punkte zentral:

• Immobilienmakler sind als Verpflichtete bei Kauf- und Verkaufstransaktionen (ab 0 Euro) sowie bei Mietverträgen (ab einer monatlichen Nettokaltmiete von 10.000 Euro) erfasst.
• Makler unterliegen einer beidseitigen Prüfpflicht: Es müssen immer beide Vertragsparteien (Käufer & Verkäufer bzw. Mieter & Vermieter) identifiziert werden.
• Verdachtsmeldungen laufen elektronisch über das Webportal goAML an die Geldwäschemeldestelle (A-FIU) im Bundeskriminalamt. Eine präventive Registrierung ist für Makler verpflichtend.

Was ist Geldwäsche?

Wenn wir über das Geldwäschegesetz für Immobilienmakler sprechen, müssen wir direkt einmal definieren, worum es sich bei Geldwäsche genau handelt. Bei der Geldwäsche werden illegal erworbene Gelder in den legalen Bereich, also etwa den Finanz- und Immobilienmarkt, eingespeist, um ihre wahre Herkunft zu verschleiern. Dies geschieht durch eine komplexe Abfolge von Transaktionen, die darauf abzielen, die illegale Herkunft des Geldes zu tarnen und es als legalen Vermögenswert umzusetzen. Diese Vermögenswerte werden wiederum offiziell verkauft, um an „sauber gewaschenes“ Kapital zu gelangen. Diese Mittel fließen häufig wieder in illegale Aktivitäten und dienen z. B. der Terrorismusfinanzierung.

Welche Bedeutung haben die Geldwäschebestimmungen der GewO 1994 für Immobilienmakler?

Immobilienmakler arbeiten mit Transaktionen großer Summen. Dies macht ihr Geschäftsfeld attraktiv für das Verschleiern der illegalen Herkunft von Geldern durch den Kauf oder Verkauf von Immobilien. Immobilienmakler laufen daher Gefahr, unabsichtlich in Geldwäscheaktivitäten verwickelt zu werden. Sie spielen daher eine verantwortungsvolle Rolle bei der Geldwäscheprävention.

Die Geldwäschebestimmungen der Gewerbeordnung (GewO 1994) haben das Ziel, illegale Aktivitäten zu bekämpfen und Transparenz im Immobilienmarkt zu gewährleisten. Immobilienmakler sind gesetzlich verpflichtet, Maßnahmen zur Geldwäscheprävention anzuwenden und verdächtige Transaktionen an die Geldwäschemeldestelle (A-FIU) im Bundeskriminalamt zu melden. Dazu gehören die Identifizierung beider Vertragsparteien, die Feststellung des Status als Politisch Exponierte Person (PEP) sowie die Abfrage des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer (WiEReG).

Nehmen Sie als Immobilienmakler die Bestimmungen der GewO 1994 nicht auf die leichte Schulter: Wer die geforderten Sorgfaltspflichten nicht umsetzt, muss mit schwerwiegenden verwaltungsstrafrechtlichen Konsequenzen rechnen.

Als Unternehmensgründer sollten Sie sich daher unbedingt proaktiv mit den Bestimmungen des Gesetzes auseinandersetzen. Die Verpflichtungen umfassen sowohl die regelmäßige Schulung Ihrer Mitarbeitenden als auch die Implementierung interner Kontrollsysteme.

Welche Pflichten haben Immobilienmakler nach der GewO 1994?

Die Pflichten lassen sich in mehrere Bausteine einteilen. Sie greifen risikoorientiert. Das heißt: Je höher das Risiko, desto genauer müssen Sie prüfen.

1. Risikomanagement einführen: Erstellen Sie eine Risikoanalyse und legen Sie interne Sicherungsmaßnahmen fest.
2. Beide Vertragsparteien identifizieren: Sie müssen stets Käufer und Verkäufer bzw. Mieter und Vermieter überprüfen.
3. Wirtschaftlich Berechtigte klären: Bei juristischen Personen muss der wirtschaftliche Eigentümer über das WiEReG-Register festgestellt werden.
4. Daten dokumentieren und aufbewahren: Halten Sie Prüfschritte, Ergebnisse und Belege nachvollziehbar fest.
5. Mitarbeitende unterrichten: Schulen Sie Ihr Team zu Risiken, Pflichten und internen Abläufen.
6. Verdachtsfälle melden: Erstatten Sie unverzüglich Meldung über das Portal goAML an die Geldwäschemeldestelle (A-FIU) im Bundeskriminalamt.
7. PEP-Prüfung durchführen: Prüfen Sie standardmäßig, ob es sich bei Kunden oder wirtschaftlichen Eigentümern um politisch exponierte Personen handelt.

Risikomanagement: Risikoanalyse und interne Sicherungsmaßnahmen

Ein wirksames Risikomanagement ist die Basis. Dazu gehören eine dokumentierte Risikoanalyse und interne Regeln, mit denen Sie Risiken steuern und senken.

In der Risikoanalyse bewerten Sie zum Beispiel, welche Kundengruppen, Herkunftsländer, Zahlungswege, Objektarten oder Geschäftsmodelle in Ihrem Unternehmen besondere Aufmerksamkeit brauchen. Diese Analyse sollten Sie regelmäßig prüfen und bei Bedarf aktualisieren.

Interne Sicherungsmaßnahmen legen fest, wie Ihr Team in der Praxis vorgeht. Dazu zählen klare Zuständigkeiten, Prüfschritte, Schulungen, Dokumentation, Meldewege und Kontrollen. Für gewöhnliche Maklerbüros besteht keine Pflicht zur Bestellung eines formellen Geldwäschebeauftragten; die unmittelbare Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung.

Kundenidentifikation: Wen und wie müssen Sie prüfen?

Sie müssen zwingend beide Vertragsparteien des vermittelten Geschäfts vor Begründung der Geschäftsbeziehung bzw. vor Abschluss des Vertrags identifizieren (Käufer & Verkäufer bzw. Mieter & Vermieter).

Bei natürlichen Personen erfassen Sie unter anderem:

• Vor- und Nachname
• Geburtsort und Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Wohnanschrift
• Ausweisdokument oder ein anderes zugelassenes Identifizierungsverfahren

Bei juristischen Personen und Personengesellschaften erfassen Sie unter anderem:

• Firma, Name oder Bezeichnung
• Aktueller Auszug aus dem Firmenbuch
• Rechtsform
• Registernummer, falls vorhanden
• Sitz oder Hauptniederlassung
• Namen der gesetzlichen Vertretung
• Eigentums- und Kontrollstruktur

Eine reine Ausweiskopie per E-Mail reicht in der Regel nicht aus. Die Identität muss mit einem zugelassenen Verfahren geprüft werden. Bestehen Zweifel an bereits erhobenen Daten, müssen Sie erneut prüfen.

Wirtschaftliche Eigentümer (WiEReG) und PEP-Status

Bei juristischen Personen reicht es nicht, nur die Vertretungsorgane zu erfassen. Sie müssen den wirtschaftlichen Eigentümer feststellen und dazu einen Auszug aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer (WiEReG) heranziehen.

Das WiEReG-Register ist dafür ein wichtiger Prüfpunkt. Die Angaben müssen aber sauber mit den Informationen des Vertragspartners abgeglichen werden. Die Erhebung der Angaben allein aus dem Transparenzregister genügt nicht, um die Pflicht vollständig zu erfüllen.

Zusätzlich muss bei jeder Überprüfung der Status als Politisch Exponierte Person (PEP) erhoben und dokumentiert werden. Bei PEPs oder Geschäftsbeziehungen mit Hochrisikoländern greifen verstärkte Sorgfaltspflichten (z. B. Zustimmung der Geschäftsleitung, Herkunftsnachweis der Mittel).

Operative Pflichten bei der Vermittlung

Zahlungsabwicklung im österreichischen Immobiliengeschäft

In Österreich gibt es zwar kein explizites gesetzliches Barzahlungsverbot für Immobilienkäufe wie in anderen EU-Ländern. In der Praxis werden Immobiliengeschäfte jedoch fast ausnahmslos über notarische oder anwaltliche Treuhandkonten abgewickelt, wodurch reine Bargeldtransaktionen faktisch ausgeschlossen sind.

Gleichwohl gilt für Makler: Unklare Zahlungswege, ungewöhnliche Transaktionsmuster und eine nicht nachvollziehbare Herkunft der Mittel (Source of Funds) bleiben wesentliche Risikoindikatoren, die genauer zu prüfen sind.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Dokumentieren Sie alle relevanten Prüfschritte nachvollziehbar. Dazu gehören Identifizierungsdaten beider Vertragsparteien, Ausweisbelege, WiEReG-Auszüge, PEP-Selbsterklärungen, Risikobewertungen und gegebenenfalls Nachweise zur Mittelherkunft.

Die Aufbewahrungsfrist für Sorgfaltsbelege beträgt nach § 365y GewO 1994 grundsätzlich fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung. Beachten Sie jedoch, dass steuerrechtlich relevante Belege gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) für sieben Jahre aufzubewahren sind.

Schulungspflicht nach § 365z GewO 1994

Die Unterweisung der Mitarbeiter ist keine reine Empfehlung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung gemäß § 365z Abs. 7 GewO. Schulungsinhalte umfassen Risikovermeidung, Identifizierung, Datenschutz sowie das Verhalten im Verdachtsfall.

Gerade bei neu gegründeten Maklerunternehmen lohnt es sich, diese Prozesse direkt mitzudenken: Wer früh klare Regeln schafft, spart später Zeit und senkt das Risiko von Fehlern.

Verdachtsmeldung: Wann und wie müssen Sie die A-FIU informieren?

Besteht der begründete Verdacht auf Geldwäsche (§ 165 StGB) oder Terrorismusfinanzierung (§ 278d StGB), muss unverzüglich die Geldwäschemeldestelle (A-FIU) im Bundeskriminalamt informiert werden.

Die Verdachtsmeldung erfolgt ausschließlich elektronisch über das Webportal goAML. Eine Registrierung auf goAML ist für Immobilienmakler vorsorglich verpflichtend.

Wichtig: Es gilt ein striktes Informationsverbot (Tipping-off-Verbot gemäß § 365w GewO). Dem Kunden darf unter keinen Umständen mitgeteilt werden, dass eine Verdachtsmeldung erstattet wurde oder ein Ermittlungsverfahren läuft.

Informieren Sie die betroffene Partei nicht über eine geplante oder abgegebene Verdachtsmeldung. § 365w GewO enthält dafür ein eigenes Verbot der Informationsweitergabe.

Welche Folgen drohen bei Verstößen?

Wer Pflichten aus den §§ 365m ff. GewO verletzt, riskiert Verwaltungsstrafen von bis zu 30.000 Euro bei fahrlässigen Verstößen und bis zu 1 Million Euro (oder das Zweifache des erzielten Gewinns) bei schwerwiegenden oder systematischen Pflichtverletzungen.

Zusätzlich drohen öffentliche Bekanntmachungen der Sanktionen („Naming & Shaming“) sowie bei beharrlichen Verstößen der Gewerbeentzug durch die Bezirksverwaltungsbehörden.

GWG-Angaben step-by-step sauber dokumentieren

GWG-Angaben lassen sich über eine gute Immobiliensoftware perfekt abbilden. onOffice enterprise bietet Ihnen strukturierte Möglichkeiten, GWG-relevante Angaben in Ihrer Adressverwaltung zu erfassen und Prozesse in Ihrem Team einfacher abzubilden.

Für Angaben zum Geldwäschegesetz gibt es in onOffice enterprise eine eigene Kategorie. Dort lassen sich relevante Felder anlegen und pflegen, zum Beispiel Daten aus Ausweisdokumenten oder Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten.

Step 1: Kategorie mit Feldern aktivieren

Ist die Kategorie zum GwG bei Ihnen noch nicht freigeschaltet, können Sie diese in der Administration aktivieren.

Gehen Sie dafür zu Extras > Einstellungen > Administration > Reiter: Einstellungen. Wählen Sie im Dropdown-Menü Modul die Adressverwaltung. Öffnen Sie rechts über den Stift den Karteireiter, auf dem Sie die Kategorie platzieren möchten. Unten in der Mitte können Sie über das Dropdown-Menü neue Kategorien hinzufügen. Wählen Sie die Kategorie Geldwäsche-Gesetz. Über Neu anlegen wird die Kategorie auf dem Karteireiter platziert.

Step 2: Adressvervollständigung

Mit der Adressvervollständigung senden Sie Ihren Kunden ein Online-Formular. Dort können fehlende Daten ergänzt werden. Aktivieren Sie dafür die benötigten Geldwäschegesetz-Felder unter Extras > Einstellungen > Administration > Reiter: Eingabefelder, Modul: Adressverwaltung; Kategorie: Geldwäsche-Gesetz. Für die Adressvervollständigung setzen Sie das Häkchen in der Spalte AV.

Sobald die Felder aktiv sind, erscheinen im Pop-up für die Adressvervollständigung unter Weitere Aktionen > Adressvervollständigung zwei Modi: Adresse mit GWG und Adresse mit Suchkriterien und GWG. Die Abfrage lässt sich außerdem per Makro in individuelle Vorlagen integrieren.

Bitte beachten Sie: Kundeneingaben ersetzen nicht Ihre Prüfung. Sie müssen Angaben weiterhin verifizieren und Ihre Bewertung dokumentieren.

Step 3: Abfrage des Geldwäschegesetzes über Makro

Die Abfrage der Felder zum Geldwäschegesetz lässt sich außerdem per Makro in Ihre individuellen Vorlagen integrieren.

Das Makro ist modular aufgebaut: _Adr_Vervollstaendigung(x,y,z)

• x = “Adresse mit GWG” oder “Adresse/Suchkriterien mit GWG” bezeichnet die beiden neuen Modi.
• y = “neu” oder “alt” bezeichnet, ob nur neue Suchkriterien angelegt oder auch bestehende bearbeitet werden können.
• z = “html” oder “txt” bezeichnet das Format. Die Angabe “html” gibt den Link zum Online-Formular als Hyperlink aus. Dieser Parameter ist optional.

Das Makro verfügt über weitere Parameter, mit denen Sie die Ausgabe des Formulars beim Empfänger steuern können. Eine ausführliche Erläuterung der Parameter finden Sie in der Online Hilfe.

Fazit: Gute Prozesse zahlen sich aus

Die Geldwäscheprävention nach der Gewerbeordnung (GewO 1994) ist für Immobilienmakler kein Randthema. Es gehört zu den grundlegenden Pflichten im Makleralltag. Wer Risikoanalyse, Identifizierung, Dokumentation, Schulungen und Meldewege sauber organisiert, arbeitet sicherer und spart im Tagesgeschäft Zeit.

Mit onOffice enterprise halten Sie § 365m ff. GewO-relevante Informationen strukturiert fest und schaffen klare Abläufe für Ihr Team. So bleiben wichtige Angaben nachvollziehbar und Sie sind für Prüfungen besser vorbereitet.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.